Как пишется объяснительная с большой или маленькой буквы

Письменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

Затребование письменных объяснений

Теперь поясним, как рассчитать 2-дневный срок, отведенный статьей 193 ТК РФ для дачи письменных объяснений:

На чье имя пишется объяснительная записка?

От руки или на компьютере?

Реквизиты объяснительной записки

Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».

Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.

Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это – не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.

Составление текста объяснительной записки очень часто вызывает затруднения. Повторим главное правило: события нужно изложить так, как они происходили.

Если вина работника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и выдумывать какие-то оправдания бессмысленно. Придется писать так, как есть:

Поводов для опозданий или отсутствия на рабочем месте может быть много, и далеко не все они уважительны. Если работник не хочет озвучивать истинную причину своего опоздания, это его право. Здесь выручат универсальные формулировки «по семейным» или «по личным обстоятельствам» (см. Пример 8). Еще один выход – признать свою вину без описания причин (Пример 9). Однако никакого понимания и сочувствия руководства такие клише, конечно, не вызовут.

Работник может предполагать, что его «простят», потому что причина проступка уважительна, а сам он давно работает, раньше никогда такого не случалось, или по каким-то другим причинам. Тогда ему лучше написать об этом в своих объяснениях:

Если у работника есть собственное мнение о своем поступке, он имеет полное право его выразить:

Объяснительная записка может иметь приложения. Если работник считает себя правым в сложившейся ситуации и может подтвердить свою правоту документально, все доказательства нужно приобщить к объяснительной записке. Приложения перечисляются после текста:

Реквизит «подпись» содержит наименование должности работника, его собственноручную подпись, инициалы и фамилию. Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Образец подробной объяснительной записки с оформлением всех проанализированных нами реквизитов показан в Примере 17.

Объяснительная составлена. Что делать дальше?

Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и – в обязательном порядке – дату приема.

Согласно ст. 193 ТК РФ, на которую мы ссылались вначале, у работника есть 2 рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную записку. Если по истечении этого времени объяснения работником не предоставлены, работодатель вправе составить об этом соответствующий акт. Чтобы подстраховаться от неправомерных действий со стороны работодателя, работнику лучше зарегистрировать свою объяснительную записку в канцелярии или у секретаря с проставлением на документе соответствующей отметки, после чего забрать себе копию объяснительной с этой отметкой. Другой вариант: работник может написать объяснительную в 2 экземплярах, и один из них, после проставления отметки о приеме, оставить у себя. Тогда никто не сможет сказать, что работник не предоставил письменные объяснения в установленный законом срок.

Назначить работнику дисциплинарное взыскание имеет право только его работодатель (как правило, в лице генерального директора). Свое решение он оформляет в виде резолюции. Если руководитель принимает решение наказать провинившегося, то на основании такой резолюции оформляются последующие документы (например, приказ об увольнении и т.д.).

Письменное предоставление объяснений становится обязательным только в ряде случаев. Самое распространенное – при оценке уважительности причин дисциплинарного проступка работника (нарушения работником трудовых, должностных обязанностей). Этого требует процедура наложения дисциплинарного взыскания по ст. 193 Трудового кодекса (далее – ТК РФ), которое может вылиться не только в замечание или выговор, но и в увольнение. Все зависит от обстоятельств, в которых и нужно разобраться. Объяснительная записка в этом случае документирует, доносит до руководства позицию работника, его видение ситуации, его аргументы.

Фрагмент документа

Трудовой кодекс РФ. Статья 193 «Порядок применения дисциплинарных взысканий»

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работником в государственную инспекцию труда и (или) органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Но объяснительные могут составляться и по другим причинам, хотя при этом сохраняется аспект «необходимости оправдаться» (ведь в остальных случаях используются служебные и докладные записки). Например, в ходе расследования обстоятельств причинения ущерба имуществу работодателя и определения его размера по ст. 247 ТК РФ.

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Пример 1

Письменное требование объяснений у работника

Пример 2

Текст требования объяснений у работника о причинах отсутствия на работе и подпись

Пример 3

Расчет срока для дачи письменного объяснения причин дисциплинарного проступка

Допустим, рабочий по халатности повредил имущество работодателя в понедельник 01.09.2014, тому были свидетели и в тот же день был оформлен акт. 02.09.2014 рабочему предъявили требование о даче письменных объяснений. Срок начинаем отсчитывать со следующего дня:

• 03.09.2014 – 1-й день,
• 04.09.2014 – 2-й день (когда представление объяснительной еще будет считаться своевременным),
• 05.09.2014 уже можно актировать факт непредоставления объяснений.

Если бы требование о даче письменных объяснений предъявили работнику в пятницу 05.09.2014, а суббота и воскресенье у него – выходные дни (т.е. в расчете 2-дневного периода не участвуют), то срок своевременного представления объяснительной записки истечет только во вторник 09.09.2014.

Чтобы добросовестный работник не запутался в расчете данного срока, лучше сразу указывать в требовании конкретную дату, до которой объяснительная записка должна быть предоставлена. Сюда можно добавить и конкретное подразделение / должностное лицо, которому она должна быть отдана (см. второй абзац текста требования из Примера 1). Адресат объяснительной записки (на чье имя она составляется, например, генеральный директор) и лицо, которому ее следует передать (например, секретарь или начальник кадровой службы), скорее всего, будут разными людьми.

Если у работника действительно были уважительные причины поведения, которое не понравилось работодателю, и в целом они люди адекватные, то бояться объяснительной записки не стоит – она встанет на защиту «обвиняемого». Тогда и ждать письменного требования от работодателя не нужно. По его устному пожеланию лучше сразу составить объяснительную записку, приложив к ней максимум доказательств своей правоты. Подойдут не только официальные документы, сгодится даже распечатка с новостного сайта о перебоях в работе ветки метро, по которой добирается до работы опоздавший. Если имеет место конфликт между сотрудниками, то грамотно составленная объяснительная может даже «перетянуть» руководство на сторону ее автора.

На чье имя пишется объяснительная записка?

Чтобы точно ответить на этот вопрос, нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка, которые должны действовать в каждой организации. Скорее всего, там написано, что работник подчиняется своему непосредственному начальнику и генеральному директору. Тогда и объяснительную в случае чего работник будет писать на имя или своего начальника, или генерального директора.

Локальными нормативными актами может быть установлена другая иерархия: например, члены рабочей группы подчиняются руководителю этой группы, несмотря на то, что представляют в ней разные подразделения. Руководитель группы может попросить письменные объяснения только в том случае, если проступок связан с работой группы.

Таким образом, служба безопасности, менеджер по корпоративной культуре, начальник управления по персоналу не вправе требовать объяснений от не подчиняющихся им работников других отделов, если это прямо не прописано в локальных нормативных актах организации. Правда, соответствующие полномочия этим и другим должностным лицам еще могут быть делегированы генеральным директором приказом (например, председателю комиссии по расследованию конкретного инцидента). См. подписи в Примерах 1 и 2, отмеченные восклицательным знаком.

От руки или на компьютере?

Закон не обязывает писать объяснительные записки от руки, их можно набирать на компьютере. Но опытные кадровики требуют от работников объяснений, написанных только собственноручно. В случае трудового спора это поможет работодателю защититься от неправомерных действий со стороны работника, который может заявить, что его «заставили» подписать уже составленный кем-то текст.

Минимально необходимый состав рукописных элементов, начертанный рукой работника на объяснительной записке, такой:

• должность,
• личный росчерк и
• И.О. Фамилия.

Ограничиться лишь рукописным личным росчерком нельзя, т.к. некоторые подписи графологическая экспертиза не в состоянии однозначно идентифицировать как принадлежащие определенному лицу. А по целым словам (в должности и фамилии) это уже однозначно можно будет сделать.

Реквизиты объяснительной записки

Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.

Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.

Пример 4

«Шапка» объяснительной записки

Пример 5

Устаревший вариант «шапки» объяснительной записки

Обстоятельства бывают разными, и требовать от работника краткости в объяснительной некорректно. Записка может занимать несколько листов бумаги, содержать прямую речь и читаться как хороший детектив, а может состоять и из одной строки. Работодатель не вправе ограничивать сотрудника в таком «творчестве».

Никто не ждет от работника в объяснительной выводов и предложений, хотя и запретить ему включить их не получится.

Содержание объяснительной записки определяет только работник, которому нужно ее написать. Начальник не вправе диктовать текст, говорить фразы типа «это – не причина», требовать переписать и другими способами влиять на содержание документа. В некоторых организациях идут еще дальше и составляют типовые тексты объяснительных записок. Работник вправе решать, использовать ли их или писать объяснительную самостоятельно. В его интересах описать произошедшее так, как он считает правильным. Работодатель, в свою очередь, обязан ознакомиться с любыми объяснениями работника, нравятся они ему или нет.

Составление текста объяснительной записки очень часто вызывает затруднения. Повторим главное правило: события нужно изложить так, как они происходили.

Если вина работника очевидна (опоздал, нагрубил клиенту, забыл что-то сделать), то отрицать это и выдумывать какие-то оправдания бессмысленно. Придется писать так, как есть:

Пример 6

Текст объяснительной записки

Пример 7

Текст объяснительной записки

Пример 8

Текст объяснительной записки

Пример 9

Текст объяснительной записки

Пример 10

Фрагмент текста объяснительной записки

Пример 11

Текст объяснительной записки

Пример 12

Отметка о наличии приложения

Пример 13

Отметка о наличии приложения

Пример 14

Отметка о наличии приложений

Объяснительная составлена. Что делать дальше?

Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и – в обязательном порядке – дату приема.

Согласно ст. 193 ТК РФ, на которую мы ссылались вначале, у работника есть 2 рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную записку. Если по истечении этого времени объяснения работником не предоставлены, работодатель вправе составить об этом соответствующий акт. Чтобы подстраховаться от неправомерных действий со стороны работодателя, работнику лучше зарегистрировать свою объяснительную записку в канцелярии или у секретаря с проставлением на документе соответствующей отметки, после чего забрать себе копию объяснительной с этой отметкой. Другой вариант: работник может написать объяснительную в 2 экземплярах, и один из них, после проставления отметки о приеме, оставить у себя. Тогда никто не сможет сказать, что работник не предоставил письменные объяснения в установленный законом срок.

Назначить работнику дисциплинарное взыскание имеет право только его работодатель (как правило, в лице генерального директора). Свое решение он оформляет в виде резолюции. Если руководитель принимает решение наказать провинившегося, то на основании такой резолюции оформляются последующие документы (например, приказ об увольнении и т.д.).

Пример 15

Резолюция руководителя на объяснительной записке

Пример 16

Резолюция руководителя на объяснительной записке

Пример 17

Объяснительная записка

Кожанова Евгения — специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству, редакция журнала «Дело-пресс»

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются:

• на инициативные;
• информационные;
• отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

• на внешние;
• внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дату;
• индекс;
• место составления;
• адресата;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись руководителя;
• фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1

Внешняя докладная записка

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.02.2014 № 12/05-14

О привлечении дополнительных

трудовых ресурсов

Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров   Семенов         В.О. Семенов

В дело № 03-13

Одинцова 10.02.2014

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дата;
• регистрационный (исходящий номер);
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения (если есть);
• адресат;
• подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пример 2

Внутренняя докладная записка

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.04.2014 № 6

О прогуле, совершенном менеджером

отдела продаж

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

Начальник отдела продаж Игнатьев       О.А. Игнатьев

В дело № 02-10

Сидорова 07.04.2014

Оформление реквизитов докладной записки

При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3

Угловое расположение реквизитов в докладной записке

Наименование

структурного подразделения                                          Адресат

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА          

______________ № ________

Заголовок

Пример 4

Продольное расположение реквизитов в докладной записке

Наименование структурного подразделения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________ № _________

Адресат

Заголовок

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и  может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

• в первой – констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
• во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
• в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:

• запрос информации;
• выдачу инструкций;
• сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
• объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

Пример 5

Служебная записка

В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

1. Симакину И.П.

2. Иванову П.Н.

Начальник АХО       Свиридов       Н.Н. Свиридов

В дело № 02-14

Ильина 16.04.2014

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Виды объяснительных записок и их особенности

По содержанию объяснительные записки подразделяются:

• на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
• составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Оформление отдельных реквизитов докладной записки

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

• описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

• аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Пример 6

Объяснительная записка

Считать причины неуважительными.

Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014

Директору ООО «СВ»

А.В. Смолкину

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

14.04.2014 № 14

Об отсутствии на рабочем месте

Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею.

Бухгалтер      Александрова               И.И. Александрова

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7

Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Основы составления
и оформления деловых бумаг

Официально-деловой
стиль– один из книжных стилей
современного русского литературного
языка, сформировавшийся как средство
обслуживания официальных сфер общения:
законодательной, дипломатической,
служебной. Функциональная природа
официально-делового стиля определяет
следующие его особенности:

• использование
  специфической лексики,

• повторяемость
  речевых средств на определенных участках
  типовых текстов,

• особенности
  синтаксиса,

• минимальная
  эмоциональная окрашенность текста.

Цель деловой бумаги
– правильно и однозначно передать
информацию. Поэтому при составлении
официальной бумаги важно знание и учет
особенностей языка и стилясовременной
корреспонденции, а также соблюдение
предъявляемых оформительских
требований. Невыполнение этих условий
затрудняет работу с документами, лишает
их юридической и практической значимости.

Особенности
формы и содержания документа

Документы – тексты,
написанные в канцелярско-деловом
подстиле, — занимают в жизни современного
человека значительное место, они
регулируют его социальную жизнь.
Значимость документа, его роли
поддерживается на государственном
уровне: официальные бумаги подвергаются
стандартизации,т. е. требования к
составлению документов утверждаются
законодательно, через ГОСТ (Государственный
стандарт).

Документы описывают
самые разнообразные ситуации, возникающие
в жизни человека, и для каждого из них
существует свой способ описания, свой
жанр. Тексты определённого жанра
составляются по шаблону, модели,
задаваемой этим жанром. Чаще всего
автор, создающий документ, не выбирает
то или иное языковое средство из ряда
синонимичных, а воспроизводит то, которое
диктуется ему жанром. Так, для заявления
о приёме на работу стандартна фразаПрошу принять меня на работу в качестве…и невозможна –Хочу работать у вас.

Существует два
типа документов:

– служебная
документация – документы,
регламентирующие деятельность учреждений
и их работников, органов управления и
граждан, им подвластных;

– официально-деловая
переписка – документы, фиксирующие
отношения между различными учреждениями
и их работниками, связанными деловой и
коммерческой деятельностью.

В рамках служебной
документации выделяют группы жанров,
объединяемых по ряду признаков –
функциональному, содержательному,
временному (по срокам исполнения):

– личные
документы(автобиография, анкета,
резюме, заявление, доверенность и др.);

– распорядительные
документы(постановление, приказ,
распоряжение и др.);

– административно-организационные(договор, контракт, отчёт, устав и др.);

– информационно-справочные(акт, выписка, докладная записка, справка
и др.).

Жанры официально-деловой
переписки определяются в первую очередь
целями, которые ставит перед собой
составитель: письмо-приглашениесодержит информацию о проведении
мероприятия и приглашение адресату
принять в нём участие,письмо-подтверждениеуказывает на согласие адресанта с
предложениями адресата, в гарантийном
письме говорится об обязательствах,
которые берёт на себя адресант перед
адресатом.

Жанры
канцелярско-делового подстиля
многообразны, их изучение составляет
предмет особой профессиональной отрасли
знания – делопроизводства, которому
обучаются в специальных учебных
заведениях.

Текст любого
документа должен отвечать следующим
требованиям:

• ясность и понятность,

• краткость,

• завершенность,

• любезность,

• грамотность.

Ясность и
понятностьписьма обеспечивается
однозначным толкованием слов и выражений,
правильной расстановкой пунктуационных
знаков, рациональным построением
предложений, если необходимо –абзацным
членением текста. Использование
архаизмов, диалектизмов, неологизмов,
употребление слов в несвойственных
значениях нежелательно, так как усложняет
понимание текста.

Краткость
(лаконичность)предполагает исключение
из содержания письма всех второстепенных
деталей, повторов и длинных оборотов
речи. Вместе с тем нельзя игнорировать
основные факты, относящиеся к делу, как
и все те выражения и обороты, которые
подчеркивают любезность, сердечность
и добрую волю пишущего.

Завершенность
(полнота) содержания не должна быть
принесена в жертву краткости. Все
основные мысли и соображения автора
должны быть изложены в письме. Иногда,
чтобы не нарушать целостность и логическую
стройность текста, делаетсяpostscriptum(P.S.),
в котором приводится дополнительная
информация, в том числе и не имеющая
прямого отношения к содержанию текста.

Любезность
(учтивость)– необходимое требование
к деловым бумагам. Даже при самых
неприятных обстоятельствах в деловых
письмах (как и в любом другом виде
общения) не допускаются сарказм и
оскорбления. Распоряжения сегодня
рекомендуется облекать в форму просьбы,
вопроса. Не желательно злоупотреблять
личным местоимением «я», «мне»,
чтобы персонифицированная форма не
подменяла общественную значимость дела
личными потребностями адресанта.

Грамотность,
правильность– соответствие речи
литературным нормам – является
обязательным требованием к документам.
Деловая бумага должна быть безупречной
с точки зрения языка, с этой целью
внимание обращается на следующие
аспекты:

1) правильное
построение предложений в соответствии
с нормами языка;

2) соблюдение
орфографических норм;

3) соблюдение
пунктуационных норм;

4) написание чисел
(числа до десяти пишутся словами, числа
свыше десяти – цифрами).

Указанные
содержательные особенности характерны
для любой деловой бумаги, но без соблюдения
оформительских требований бумага не
может иметь юридической и практической
значимости. Именно поэтому важно знание
и учет при составлении деловой бумаги
ряда оформительских правил.

Требования к оформлению деловой бумаги

• Объем
  текста должен быть не больше одной
  страницы (желательно).

• Исполнение
  текста: печатать на машинке или принтере
  четким шрифтом черного цвета, без
  подчисток и исправлений.

• Рекомендуемый
  стандарт формуляра-образца: слева –
  35 мм, сверху – 20 мм, справа – 8 мм, снизу
  для формата А4 – 19 мм, для А5 – 16 мм.

• Рекомендуемые
  интервалы: на бумаге формата А4 текст
  обычно печатают через 1,5 интервала, А5
  – через 1-1,5 интервала; для типографского
  способа издания – через 2 интервала.
  Реквизиты, кроме текста, состоящие из
  нескольких строк, печатают через 1
  интервал. Между реквизитами рекомендуется
  пробел в 2-4 интервала. Если письмо
  короткое, между словами делаются пробелы
  в несколько интервалов.

• Абзацное
  членение текста: абзацы печатаются
  либо с красной строки (начиная с шестого
  знака), либо сразу от левого края
  страницы. В последнем случае абзацы
  отделяются друг от друга пропуском в
  1 интервал.

• Документ
  пишется в соответствии с формуляром– жанровой моделью текста с неизменной
  композицией, включающей в себя в качестве
  составных элементов тематические блоки
  –реквизиты. Реквизиты – обязательные
  признаки, установленные законом или
  распорядительными положениями для
  отдельных видов документов.

• В
  документах используются клише –
  языковые формулы, которые не порождаются,
  а воспроизводятся (довожу до вашего
  сведения; проживающий по адресу; мы,
  нижеподписавшиеся…; прошу Вашего
  разрешения и т.д.)

• Автор
  документа должен уметь точно и кратко
  излагать свою точку зрения по интересующей
  его проблеме. в деловом письме разработан
  целый комплекс языковых средств,
  выражающих причинно-следственные и
  другие логические отношения (ввиду,
  по причине, в целях, в соответствии, в
  подтверждении, согласно и т.п.)

• Следует
  использовать этикетные формулы
  приветствия-обращения и прощания
  (Уважаемый, глубокоуважаемый, с
  уважением, благодарим вас, будем
  признательны и т.п.).

• Следует
  избегать фамильярного обращения к
  адресату (дорогой,тывместовы), навязывания своей точки зрения
  (прошу решить вопрос положительно),
  отказа на просьбу без указания причины.

Служебная документация

1. Заявление

Заявление
– документ, содержащий просьбу какого-либо
лица, адресованный организации или
должностному лицу учреждения.

Обратите внимание
на следующие особенности составления
заявлений.

1. Названия адресата
и адресанта находятся одно под другим,
имеют одинаковые границы оформления,
располагаются ближе к правому полю.

2. Оформление
наименования адресата:

• если адресат –
  организация, то название адресата
  ставится в винительном падеже;

• если адресат –
  должностное лицо, то название должности
  и фамилия ставятся в дательном падеже.

3. Фамилия адресанта
(заявителя) пишется в родительном падеже.

4. Наименование
деловой бумаги стоит ниже наименования
адресата (пробел 1-2 интервала) с отступом
от левого поля в треть строки.

5. Оформление
наименования допускается в 2-х вариантах:

• наименование
  пишется с маленькой буквы и после него
  ставится точка, если при фамилии
  заявителя нет предлога ОТ (см. образец
  1),

• наименование
  пишется с большой буквы и точка не
  ставится, если при фамилии заявителя
  есть предлог ОТ (см. образец 2).

6. Текст заявления
пишется с красной строки и всегда
начинается со слова “Прошу”.

7. Дата и подпись
обычно находятся на одной строке. Дата
ставится ближе к левому полю листа
(название месяца предпочтительнее
писать словом), подпись ставится ближе
к правому полю листа.

8. В некоторых
случаях (например, при поступлении в
институт) используются готовые бланки
заявлений, в которых предусматриваются
более подробные данные о заявителе.

Реквизиты
заявления:

• Наименование
  адресата;

• Наименование
  адресанта (заявителя);

• Наименование
  документа;

• Формулировка
  просьбы (жалобы, предложения);

• Дата;

• Подпись.

1. Объяснительная
   записка

Объяснительная
записка– документ, поясняющий
какое-либо действие, факт, происшествие.
Объяснительная записка представляется
вышестоящему должностному лицу.

Обратите внимание
на следующие особенности составления
объяснительной:

1. Наименование
адресата–должностного лица ставится
в форме дательного падежа (должность,
фамилия, инициалы).

2. Наименование
адресанта ставится в форме родительного
падежа: фамилия, инициалы, запятая,
должность, запятая, адрес (адрес
указывается не всегда).

3. Оформление
наименования деловой бумаги допускается
в двух вариантах:

• наименование
  пишется с маленькой буквы и после него
  ставится точка, если при фамилии
  заявителя нет предлога ОТ;

• наименование
  пишется с большой буквы и точка не
  ставится, если при фамилии заявителя
  есть предлог ОТ.

4. Краткий
текст-изложение произошедшего и его
аргументация (с целью соблюдения
краткости обычно используются отыменные
предлоги в
связи + с чем,
по причине
+ чего).

Структура
объяснительной записки:

• Наименование
  адресата (руководителя организации,
  подразделения).

• Фамилия, инициалы,
  должность работника, пишущего
  объяснительную записку.

• Заголовочная
  часть (наименование документа пишется
  в середине листа с заглавной буквы).

• Текст объяснительной
  записки.

• Опись прилагаемых
  документов.

• Подпись (внизу
  справа).

• Дата составления
  документа (ниже подписи и слева, число
  и год пишутся цифрами, а месяц – словами).

1. Доверенность

Доверенность
– документ, с помощью которого одно
лицо предоставляет другому лицу
полномочия предпринять за него какое-либо
действие (чаще всего – получить что-либо).

Обратите внимание
на следующие особенности составления
доверенности.

1. Наименование
документа пишется с большой буквы в
центре строки без точки.

2. Текст пишется с
красной строки.

3. Дата ставится
ближе к левому полю, подпись – к правому.

4. Под датой и
подписью необходимо предусмотреть
место, чтобы заверить документ.

1. Характеристика

Характеристика– это официальный документ с отзывом
об учебной, служебной, общественной
деятельности кого-либо. В ней описываются
отличительные качества, свойства, черты
характеризуемого человека.

1. Обратите внимание
на расположение частей характеристики:

а) наименование
документа пишется в центре строки с
большой буквы без точки;

б) текст начинается
с красной строки и характеризуется
стандартным началом – фамилия, имя,
отчество характеризуемого человека;

в) дата ставится
ближе к левому полю, подпись – к правому;

г) подпись
составителя обязательно заверяется
печатью вышестоящего должностного лица
или в отделе кадров.

2. В характеристике
приводятся следующие сведения:

а) дата, место
рождения, национальность, образование;

б) профессиональные
качества;

в) качества
характера, выражаемые в процессе
профессиональной деятельности;

г) место, куда
направляется характеристика;

д) дата и подпись
руководителя, заверенная гербовой
печатью.

1. Резюме

Резюме –
краткое письменное описание занимаемых
в течение жизни должностей, мест работы
и образования. Цель составления резюме
– представить свою рабочую биографию
наиболее выигрышно (и в то же время
объективно), для того чтобы получить
желаемую работу.

Резюме отличается
от анкеты большей свободой изложения
сведений, формой записи. Специалисты
по подбору персонала обычно уделяют
резюме не более 20-30 секунд, поэтому
информация должна быть представлена в
сжатой и удобной для восприятия форме.

Резюме состоит из
следующих элементов:

• Фамилия, имя,
  отчество соискателя должности.

• Дата и место
  рождения.

• Семейное положение;
  если есть дети, указать дату их рождения.

• Гражданство.

• Адрес и телефон
  (домашний и служебный).

• Должность, на
  которую претендует соискатель.

• Образование
  (перечень составляется в обратном
  хронологическом порядке).

• Опыт работы
  (перечень составляется в обратном
  хронологическом порядке).

• Профессиональные
  навыки (знание иностранного языка,
  владение компьютером и пр.).

• Дополнительная
  информация (возможный график работы,
  наличие водительских прав и автомобиля
  и пр.).

• Личные качества.

• Увлечения.

• Дата составления
  документа.

1. Служебная записка

Служебной запискойназывается письменное сообщение по
какому-либо вопросу руководству
учреждения или вышестоящему органу с
выводами и предложениями. Цель служебной
записки — побудить руководителя принять
определённое решение. Текст служебной
записки состоит из констатирующей
(описательной) части, в которой описываются
факты события, послужившие причиной
для её составления, выводы и предложения.

Служебные записки
могут быть внутренние и внешние. Внешние
оформляются на общем бланке учреждения
и подписываются руководителем. Внутренние
– подписываются составителем, оформляются
на простом листе бумаги.

Реквизиты
служебной записки:

• Заголовок;

• Сведения
  об адресате;

• Сведения
  о разработчике;

• Дата;

• Наименование;

• Текст
  служебной записки;

• Подпись;

• Указания
  на приложения.

1. Приказ

Приказ— это
правовой акт, издаваемый руководителем
предприятия, объединения. Он может
касаться деятельности предприятия в
целом или его структурного подразделения.
Текст приказа печатается на бланке, где
предусматриваются соответствующие
реквизиты.

В констатирующей
части приказа в качестве его основания
может быть указан распорядительный
документ вышестоящей организации или
те цели и задачи, которые предполагается
решить с помощью приказа. В постановляющей
части приказа указываются (по пунктам)
те мероприятия, ради которых издаётся
данный документ. Проект приказа
сопровождается его согласованием с
заинтересованными лицами. Регистрация
приказов производится в специальном
журнале.

Реквизиты
приказа:

• Вид
  организации;

• Наименование
  документа;

• Дата;

• Номер;

• Заголовок
  к тексту;

• Текст
  приказа (состоит из двух частей:
  констатирующей и распорядительной);

• Подпись.

1. Распоряжение

В отличие от приказа
распоряжениеиздаётся по вопросам,
решение которых связано прежде всего
с административной, а не юридической
ответственностью. Поэтому распоряжение
может быть отдано в письменной форме
руководителем цеха, производства или
какой-то фирмы.

Реквизиты
распоряжения:

• Вид
  организации;

• Наименование
  документа;

• Дата;

• Номер;

• Заголовок
  к тексту;

• Текст
  распоряжения;

• Подпись.

1. Протокол

Протоколомназывается запись хода обсуждения
различных вопросов и принятых решений
на заседаниях, совещаниях, собраниях и
т.п. Протоколы ведут либо люди, работающие
в должности секретаря, либо избранные
на заседании (собрании) секретари.

Протокол ведётся
во время заседания, нумеруется в пределах
календарного года, начиная с 1 номера.

Протоколы могут
быть краткие и подробные. В кратком
протоколе указывают только повестку
дня, фамилию, имя, отчество докладчика
и выступавших в прениях, принятые
решения. В подробном протоколе
перечисляются ФИО выступавших и
записывается содержание их выступления.
Краткий протокол допустим только при
наличии стенограмм или когда тексты
докладов и выступлений прилагаются к
протоколу. Текст протокола состоит из
вводной части и основной (слушали,
постановили).

Реквизиты протокола:

• Наименование вида
  документа (протокол);

• ФИО председателя
  и секретаря;

• Список или число
  присутствующих;

• Повестка дня;

• Текст протокола;

• Подписи.

Отчет–
документ, содержащий сведения о
подготовке, проведении и итогах выполнения
планов, заданий, командировок и других
мероприятий, предоставляемый вышестоящему
учреждению или должностному лицу.

Обратите внимание
на следующие особенности составления
отчета по практике.

1. Форма отчета.

А) Отчет составляется
на месте прохождения практики;
подписывается студентом-практикантом,
руководителем от предприятия, руководителем
от кафедры и заверяется печатью
предприятия.

Б) Отчет оформляется
четким разборчивым почерком (при наличии
технической возможности – с помощью
компьютера) на сброшюрованных листах
формата А4 и иллюстрируется чертежами,
эскизами, схемами, фотографиями,
дополняющими и поясняющими текст.

2. Содержание
отчета.

А) Введение (краткая
характеристика содержания практики и
индивидуального задания руководителя
практики от кафедры).

Б) Основная часть
(рассмотрение вопросов программы
практики с приложением необходимых
чертежей, эскизов, схем, фотографий и
т. п.).

В) Результаты
выполнения индивидуального задания
(раздел может занимать до 50 % объема
отчета по практике).

Г) Содержание
лекций и производственных экскурсий.

Д) Заключение
(подведение итогов практики, выводы о
результатах прохождения практики,
рекомендации по улучшению работы
предприятия, замечания по организации
практики).

Е) Список
использованных источников (инструкции,
отчеты, л

Соседние файлы в папке Домашнее задание

• #
• #

Да, конечно будет действителен. Это требование не отменяет факта выдачи аттестата. Просто опечатка. Документ то есть. Закон соблюден.

[quote]Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ (ред. от 07.03.2018) «Об образовании в Российской Федерации»

КонсультантПлюс: примечание.

О признании на территориях Республики Крым и г. Севастополя образования, полученного на территории Украины, см. ст. 12 ФКЗ от 21.03.2014 N 6-ФКЗ и ст. 6 ФЗ от 05.05.2014 N 84-ФЗ.

Статья 60. Документы об образовании и (или) о квалификации. Документы об обучении

1. В Российской Федерации выдаются:

1) документы об образовании и (или) о квалификации, к которым относятся документы об образовании, документы об образовании и о квалификации, документы о квалификации;

2) документы об обучении, к которым относятся свидетельство об обучении, свидетельство об освоении дополнительных предпрофессиональных программ в области искусств, иные документы, выдаваемые в соответствии с настоящей статьей организациями, осуществляющими образовательную деятельность.

2. Документы об образовании и (или) о квалификации оформляются на государственном языке Российской Федерации, если иное не установлено настоящим Федеральным законом, Законом Российской Федерации от 25 октября 1991 года N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации», и заверяются печатями организаций, осуществляющих образовательную деятельность. Документы об образовании и (или) о квалификации могут быть также оформлены на иностранном языке в порядке, установленном организациями, осуществляющими образовательную деятельность.

3. Лицам, успешно прошедшим итоговую аттестацию, выдаются документы об образовании и (или) о квалификации, образцы которых самостоятельно устанавливаются организациями, осуществляющими образовательную деятельность.

4. Лицам, успешно прошедшим государственную итоговую аттестацию, выдаются, если иное не установлено настоящим Федеральным законом, документы об образовании и документы об образовании и о квалификации. Образцы таких документов об образовании, документов об образовании и о квалификации (за исключением образцов дипломов об окончании ординатуры или ассистентуры-стажировки) и приложений к ним, описание указанных документов и приложений, порядок заполнения, учета и выдачи указанных документов и их дубликатов устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере образования. Образец диплома об окончании ординатуры, описание указанного диплома, порядок заполнения, учета и выдачи указанного диплома и его дубликатов устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере здравоохранения. Образец диплома об окончании ассистентуры-стажировки, описание указанного диплома, порядок заполнения, учета и выдачи указанного диплома и его дубликатов устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере культуры.

5. По решению коллегиального органа управления образовательной организации, а также в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 10 ноября 2009 года N 259-ФЗ «О Московском государственном университете имени М.В. Ломоносова и Санкт-Петербургском государственном университете», лицам, успешно прошедшим государственную итоговую аттестацию, выдаются документы об образовании и о квалификации, образцы которых самостоятельно устанавливаются образовательными организациями.

6. Документ об образовании, выдаваемый лицам, успешно прошедшим государственную итоговую аттестацию, подтверждает получение общего образования следующего уровня:

1) основное общее образование (подтверждается аттестатом об основном общем образовании);

2) среднее общее образование (подтверждается аттестатом о среднем общем образовании).

7. Документ об образовании и о квалификации, выдаваемый лицам, успешно прошедшим государственную итоговую аттестацию, подтверждает получение профессионального образования следующих уровня и квалификации по профессии, специальности или направлению подготовки, относящимся к соответствующему уровню профессионального образования:

1) среднее профессиональное образование (подтверждается дипломом о среднем профессиональном образовании);

2) высшее образование — бакалавриат (подтверждается дипломом бакалавра);

3) высшее образование — специалитет (подтверждается дипломом специалиста);

4) высшее образование — магистратура (подтверждается дипломом магистра);

5) высшее образование — подготовка кадров высшей квалификации, осуществляемая по результатам освоения программ подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программ ординатуры, ассистентуры-стажировки (подтверждается дипломом об окончании соответственно аспирантуры (адъюнктуры), ординатуры, ассистентуры-стажировки).

8. Уровень профессионального образования и квалификация, указываемые в документах об образовании и о квалификации, выдаваемых лицам, успешно прошедшим государственную итоговую аттестацию, дают их обладателям право заниматься определенной профессиональной деятельностью, в том числе занимать должности, для которых в установленном законодательством Российской Федерации порядке определены обязательные требования к уровню профессионального образования и (или) квалификации, если иное не установлено федеральными законами.

9. Лицам, освоившим программы подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре) и защитившим в установленном законодательством Российской Федерации порядке научно-квалификационную работу (диссертацию) на соискание ученой степени кандидата наук, присваивается ученая степень кандидата наук по соответствующей специальности научных работников и выдается диплом кандидата наук.

10. Документ о квалификации подтверждает:

1) повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования (подтверждается удостоверением о повышении квалификации или дипломом о профессиональной переподготовке);

2) присвоение разряда или класса, категории по результатам профессионального обучения (подтверждается свидетельством о профессии рабочего, должности служащего).

11. Квалификация, указываемая в документе о квалификации, дает его обладателю право заниматься определенной профессиональной деятельностью или выполнять конкретные трудовые функции, для которых в установленном законодательством Российской Федерации порядке определены обязательные требования к наличию квалификации по результатам дополнительного профессионального образования или профессионального обучения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

12. Лицам, не прошедшим итоговой аттестации или получившим на итоговой аттестации неудовлетворительные результаты, а также лицам, освоившим часть образовательной программы и (или) отчисленным из организации, осуществляющей образовательную деятельность, выдается справка об обучении или о периоде обучения по образцу, самостоятельно устанавливаемому организацией, осуществляющей образовательную деятельность.

13. Лицам с ограниченными возможностями здоровья (с различными формами умственной отсталости), не имеющим основного общего и среднего общего образования и обучавшимся по адаптированным основным общеобразовательным программам, выдается свидетельство об обучении по образцу и в порядке, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере образования.

14. Лицам, освоившим дополнительные предпрофессиональные программы в области искусств и успешно прошедшим итоговую аттестацию, выдается свидетельство об освоении этих программ по образцу и в порядке, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере культуры.

15. Организации, осуществляющие образовательную деятельность, вправе выдавать лицам, освоившим образовательные программы, по которым не предусмотрено проведение итоговой аттестации, документы об обучении по образцу и в порядке, которые установлены этими организациями самостоятельно.

16. За выдачу документов об образовании и (или) о квалификации, документов об обучении и дубликатов указанных документов плата не взимается.[/quote]

Позвонить
WhatsApp

Вам помог ответ?ДаНет

Никто не застрахован от неприятностей на работе, связанных с графиком и дисциплиной. Все мы люди, а не роботы, к тому же форсмажорные обстоятельства часто от нас не зависят. Тем не менее, на предприятиях принято просить с работников объяснительные записки, если произошло нарушение должностных инструкций. Так руководитель подстраховывает не только себя, но и работника.

Юридическое обоснование

Дело в том, что объяснительная записка — это документ, который имеет юридическую силу. Здесь указывается причина случившегося, которую можно подтвердить документами – билетами на опоздавший транспорт, справками от врача, фотографиями с места событий и даже статьями в СМИ. Главная ошибка того, кто пытается оправдаться – это ложные сведения. Объяснительная записка, как юридический документ может быть использована в суде. Если Вы укажете неверные данные, то она будет играть не в вашу пользу. Конечно, до этого доходит очень редко.

Согласно Трудовому Кодексу РФ, если работодатель считает, что работник нарушил общие правила, то наказать его без проведения предварительного расследования нельзя. Надо выяснить причины произошедшего. Для этого и пишется объяснительная. Если записка не предоставлена руководителю, следующий шаг – составление акта о нарушении, а затем дисциплинарное взыскание, вплоть до увольнения.

Однако если объяснительная написана и написана грамотно, а причины проступка ясны и понятны, то дело будет замято. Если же причина, по мнению руководства окажется неуважительной, то на предприятии будет издан приказ о дисциплинарном взыскании. Нежелание подписывать приказ не делает его недействительным. Если работник с ним не соглашается, он вправе обжаловать его в государственной инспекции труда или в суде.

Основные причины

Ситуации, которые чаще всего требуют объяснений:

• за прогул;
• об отсутствии на рабочем месте;
• за ранний уход;
• о невыполнении обязательств, инструкции;
• об ошибке;
• за опоздание.

Объяснительная подразумевает пояснения причины того, что произошло. Обычно работники ссылаются на погодные условия, пишут «по состоянию здоровья», из-за травмы и так далее.

Инструкция по написанию объяснительной

Сначала пишется «шапка» документа – сверху в правом углу нужно обозначить кому и от кого записка.

• Первая строчка: директору ООО «Строймех»
• Вторая строчка: Иванову Д.С.
• Третья строчка: менеджера по продажам
• Четвертая строчка: Смирнова В.А.

Ниже посередине строки с маленькой буквы «объяснительная». Далее на строчку ниже с начала абзаца в свободной форме пишется причина события, если оно того требует, то указывается дата и время произошедшего. Желательно, чтобы причина оправдывала нарушителя. Потом ниже, с красной строки, дата составления документа, а напротив подпись составителя.

Важно понимать, что объяснительная никогда не должна быть отпиской. Это документ, который пишется в официально-деловом стиле. К увольнению может привести не столько сам поступок, сколько использование ненормативной лексики и демонстрация неуважения к правилам работы на предприятии.

Как избежать наказания с помощью объяснительной записки

Хорошо написанная объяснительная поможет не только избежать наказания, но и показать сотрудника с лучшей стороны. В объяснительной записке не следует использовать оправдательный тон. Нужно коротко и ясно пояснить, что произошло и какие последствия повлекло за собой. Чем четче и короче пояснительная, тем она лучше воспримется руководством.

Не стоит использовать метафоры, сравнительные обороты и делать текст «более художественным». Это совершенно лишнее. Никогда не стоит перекладывать вину с себя на другого и скрывать факты. В конце всегда полезно извиниться и написать что-то типа «такого больше не повторится». Писать стоит разборчиво.

К объяснительной можно приложить документы, доказывающие непреодолимость обстоятельств, которые вынудили Вас нарушить устав предприятия. В конце текста объяснительной в таком случае следует указать, что именно Вы прилагаете к записке:

• справку от врача;
• справку из ГИБДД;
• фотографии бытовой или дорожной аварии.

Примеры объяснительных

Объяснительная по месту работы о невыполнении должностных обязанностей.«Претензии к выполнению моих обязанностей считаю обоснованными. 23.05.2020 года я не смогла своевременно обработать входящую корреспонденцию и не предупредила о задержке руководителя. Причиной задержки стал сбой в работе компьютера. Заявку на ремонт я подала в тот же день, но ремонт занял несколько часов. В этот день я не смогла выполнить весь план работ вовремя. Впредь буду информировать вышестоящее руководство о задержках в работе».

Что касается объяснительных, которые связаны с ошибками в работе, будь то делопроизводство, инженерия или любая другая сфера, то здесь лучше письменно признать ошибку и написать, что более Вы такого не допустите. Например, «24 августа я не заказала билеты директоры из-за невнимательности».

Объяснительные о нарушениях трудовой дисциплины, когда зафиксирован факт прогула, опоздания, отсутствия на рабочем месте и так далее в большинстве случаев влекут за собой административное взыскание. Вопрос – в какой степени. Чтобы снизить штраф или отделаться «легким испугом» объяснительную в данном случае следует писать максимально убедительно. Например, если Вы опаздываете нужно писать конкретные часы задержки: «Я была записана на прием к врачу к 8:00, но из-за очереди в поликлинике врач смог принять меня только в 9:45. Это стало причиной моего опоздания». Голословность не поощряется. В данном случае нужно обязательно приложить справку от врача.

Как объяснительная может повлиять на карьеру

Объяснительные записки хранятся в личном деле каждого сотрудника в течении 75 лет. Если у руководства возникнет потребность заглянуть в вашу папку, то нахождение там нескольких объяснительных может стать поводом в отказе для повышения вашей кандидатуры по службе. Однако факт написания объяснительной не стоит преувеличивать, и переживать по этому поводу. Все, что происходит на работе – это рабочие моменты, рутинные и свойственные всем. Однако стоит позаботиться о том, чтобы они не повторялись часто. Большое количество объяснительных от одного конкретного человека – это как минимум повод задуматься о целесообразности его пребывания на рабочем месте.

Иногда, чтобы четко зафиксировать определенные деловые отношения между руководителями и их подчиненными, требуется написать документ определенной формы, именуемый объяснительная записка. Обычно она пишется по конкретному факту, когда требуется что-то юридически оформить, всесторонне изучить происшествие, событие, какое-либо нарушение.

Виды и формы объяснительных

Объяснительная записка – письменный документ, оформленный от руки, либо отпечатанный на компьютере с личной подписью составлявшего ее гражданина. Объяснительные могут быть нескольких основных видов:

• по фактам нарушений своих обязанностей, технологии работы, когда требуется юридически восстановить хронологию происшествия от первого лица;
• когда требуется разъяснить определенные обстоятельства со стороны непосредственных участников такого события;
• в случае необходимости информирования должностных лиц об пропусках занятий в школе, университете, нарушении правил дорожного движения и прочих подобных ситуациях.

Помните, объяснительная записка пишется исключительно в письменной форме и заверяется подписью составлявшего документ гражданина. Подача такого документа по доверенности, либо другим лицом запрещена.

Обычно объяснительная пишется в свободной форме на стандартных листах формата А-4. Длительность такого документа не ограничивается. Главное, чтобы полностью раскрывалась суть запроса руководителя, либо должностного лица, по инициативе которого составляется объяснительная.

Правила написания объяснительных

Учитывая, что объяснительная записка является первичным документом, на основании которого в дальнейшем могут приниматься самые различные решения, существуют определенные правила ее составления. Среди прочего документ подобного типа должен составляться с учетом таких основных критериев:

1. Излагаемая информация должна быть правдивой и достоверной.
2. Излагаться факты должны в деловом стиле описания. Желательно не использовать эмоциональную либо литературную окраску ситуации.
3. Необходимо избегать простонародную и вовсе ненормативную лексику в процессе изложения фактов.
4. Желательно сухо, кратко и по существу описывать событие, по которому составляется объяснительная.
5. В процессе изложения фактов они должны выстраиваться в хронологическом порядке, каждое предложение должно быть логически завершено.
6. Писать документ необходимо от первого лица. Если же в ситуации задействованы другие лица – описывать следует только те события, которые вы видели лично. Остальное должны изложить в своих объяснительных (докладных) другие участники.
7. Каждая объяснительная должна заканчиваться проставлением даты и личной подписи лица, от которого она составлялась.

Помните, в большинстве случаев все последующие разборы, рассмотрения, принятие важных решений будет осуществляться, исходя из информации, которая излагается в объяснительной (объяснительных) сотрудников. Поэтому спешить в процессе составления такого документа не стоит.

Что должно быть в объяснительной

Чтобы правильно составить объяснительную, необходимо освоить основные ее реквизиты и как они располагаются на листе бумаги. В классическом понимании такой документ должен оформляться по такому образцу:

1. Должность руководителя (должностного лица). Пишется первой строчкой в левом верхнем углу из расчета, что начало текста должно быть чуть дальше от середины листа по вертикали. Если должность длинная, она пишется в несколько строчек, располагаемых аккуратно друг под другом на одном расстоянии.
2. Фамилия и инициалы руководителя. Если объяснительная составляется работодателю, либо руководителю высокого ранга, расшифровывать инициалы не обязательно – обычно достаточно просто указать инициалы. В случае же составления объяснительной на имя чиновника рангом ниже (например, мастеру производственного участка), целесообразно указывать инициалы полностью (таких руководителей может быть несколько в одинаковых рангах).
3. Должность гражданина, от имени которого составляется документ. Здесь целесообразно полностью описывать свою должность, какое бы длинное название она не имела.
4. Фамилия, а также развернутые инициалы составителя документа. Всегда пишутся полностью.
5. По центру листа под оформленной шапкой пишется с большой буквы «Объяснительная записка». Точка после этого словосочетания не проставляется.
6. Дальше следует текст самой объяснительной с учетом описанных выше критериев. Оканчивается документ датой и подписью.

Помните, никто не запрещает писать подробные и достаточно длительные объяснительные по каким-либо происшествиям. Главное четко ответить на все интересующие руководителя, или должностное лицо вопросы по конкретному событию или факту.

Объяснительная по причине невыполнения трудовых обязанностей

В отношениях между работодателем и работником наиболее часто возникает необходимость написания объяснительных записок по фактам невыполнения, либо нарушения должностных обязанностей. Чтобы правильно составить такой документ, целесообразно учитывать такие особенности:

• требовать составления объяснительной такого типа имеет право непосредственный руководитель, либо все вышестоящие над ним руководители (вплоть до работодателя, либо собственника);
• должен присутствовать факт нарушения должностных обязанностей, для этого работник заблаговременно знакомится с должностными инструкциями, получает инструктажи, необходимые для работы материалы и оборудование;
• в объяснительной описывается ситуация, которая стала причиной необходимости требовать написание письменного пояснения, от своего имени работник должен объяснить, почему так произошло (обычно делается это кратко);
• желательно указать, признает или не признает работник за собой вину в случившемся, если не признает, то следует сразу обозначить, что ситуация возникла из-за отсутствия в его должностных обязанностях определенных полномочий;
• если же невыполнение обязанностей вызвано вмешательством других лиц, либо отсутствием необходимых материалов, оборудования, навыков – об этом необходимо четко описать.

Помните, работник вправе отказаться писать объяснительную записку, но в дальнейшем, если его вина все же будет доказана, это будет восприниматься работодателем как отягчающее обстоятельство.

Кто имеет право требовать объяснительные

Ситуаций, когда для проведения полноценного расследования внештатной ситуации на предприятии требуется всестороннее изучение обстоятельств дела может быть множество. Они могут быть связаны с нарушением трудовой и технологической дисциплины, норм охраны труда, планов работ, срывов каких-либо процессов, ошибочных действий и множество другого.

Поэтому целесообразно изначально определить, кто же уполномочен требовать объяснительные и на чье имя их необходимо писать. В перечень должностных лиц, имеющих право требовать объяснительные, отнесены:

1. Непосредственные руководители работника. Они могут требовать объяснения по всем фактам нарушений в процессе трудовой деятельности работника.
2. Профильные специалисты (по кадрам, охране труда, финансовые или технические ревизоры). Исключительно по вопросам, отнесенным к их компетенции. Как правило, в большинстве подразделений после проверок таких специалистов составляется акт и пишется докладная на имя руководителя, который инициировал такую проверку. И уже это должностное лицо требует составления объяснений.
3. Руководители высшего ранга (обычно это руководители для непосредственного руководителя работника). Могут требовать объяснительные по всем вопросам, которые отнесены к сфере их обязанностей.
4. Работодатель (собственник). Может требовать объяснение по любому поводу неправомерных действий работника, которые связаны с нарушением режима труда, технологической, плановой, финансовой дисциплины. Обычно в таких случаях вместе с работником пишет объяснение и его непосредственный руководитель.

Помните, объяснительная записка должна писаться на имя работодателя, либо должностного лица, уполномоченного принимать соответствующее решение. В дальнейшем именно за таким руководителем остаётся последнее слово, когда требуется принять решение о привлечении работника к ответственности.

Что определяет закон

Очень важно изначально понимать, как написание объяснительной соотносится с законодательными и нормативно-правовыми документами. Ведь по своей природе объяснительная записка относится к первичным документам. Поэтому предлагаем рассмотреть обязанности работодателя с точки зрения закона, как работник может защитить себя, если грамотно составит объяснительную.

В обязанности работодателя при любой ситуации входит:

• необходимость лично, либо через уполномоченное лицо разобраться в ситуации, определить круг причастных лиц, степень их влияния на ситуацию;
• всесторонне изучить все факты, установить причину возникновения внештатной ситуации, дать оценку деятельности каждому конкретному сотруднику;
• рассмотреть аргументы и пояснения причастных лиц с тем, чтобы четко воссоздать картину происшедшего;
• определить (в пределах своих полномочий) степень ответственности каждого сотрудника и оформить соответствующие наказания.

Нужно понимать, что если при рассмотрении дела на самом нижнем уровне еще могут приглашаться все причастные сотрудники, то с каждой следующей ступенькой круг приглашены лиц значительно сужается. Здесь рассматриваются исключительно имеющиеся в деле документы.

Поэтому очень важно, чтобы работник полностью раскрывал суть произошедшего во время написания объяснительной записки. Особенно если его вины в случившемся действительно не наблюдается.

И даже если работодатель по каким-либо причинам примет решение наказать даже невиновного сотрудника, с помощью предоставленного подробного объяснения такое решение всегда можно оспорить через профсоюз или через суд.

Помните, если вы откажетесь писать объяснение, это не освободит вас от ответственности. Напротив, составленный со стороны представителей работодателя акт может даже исказить реальную ситуацию и усугубить ваше положение.

Сколько хранится

Учитывая, что объяснительная записка является неотъемлемой частью личного дела сотрудника, хранится она вместе с делом все 75 лет.

В отдельных случаях, когда пояснения предоставляются по отдельным фактам работы оборудования, выполнения планирования, другим обстоятельствам, которые изначально к конкретному гражданину относились косвенно, по ним не принимались какие-либо решения о наказании работника, срок хранения такого документа может быть уменьшен. В зависимости от номенклатуры дел предприятия минимальный срок хранения документов такого типа составляет не менее 1 года.

В чем разница между докладными и служебными записками, расскажет следующее видео: