Задание № 1. Проведите сравнительный анализ систем бумажного и электронного документооборота. Обозначьте преимущества и недостатки каждой из систем, сделайте вывод о более эффективной системе.
Под документооборотом понимают движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату.[1]Различают три потока движения документации: исходящие, входящие и внутренние.
Значение слова «документ» происходит от латинского слова «docco», которое переводится как «извещаю», «учу». ГОСТ Р 51141 -98 дает такое обозначение термина «документ» : «документ, документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».
В наше время можно говорить о двух системах документооборота: бумажный и электронный. Бумажный документооборот зародился в те далекие времена, когда, мне кажется, самого термина «документооборот» еще не существовало. Прогресс шел вперед, и с развитием книгопечатания, развивалась и эта отрасль. Разрабатывались новые стандарты, которые позволяли систематизировать и унифицировать различные документы, и вообще весь документооборот в целом. Это упростило работу большинства служащих, а также позволило перейти на следующий этап развития документооборота – электронный документооборот. Рассмотрим каждый из них.
Бумажный документооборот это такой документооборот, который подразумевает размещение информации на бумажном носителе. При создании все же используется компьютерное оборудование, в то время как 20-30 лет назад применялись исключительно бумага и ручка, и позднее ручку заменила печатная машинка. Следовательно, в наше время нельзя говорить об истинно бумажном документообороте, так как в процессе применяются компьютер и интернет.
Из плюсов бумажного документооборота можно выделить:
- Доступность – даже в век технологий очень многие люди не умеют пользоваться компьютером. Обычно это люди в возрасте 45-50 лет и при этом они могут быть высококлассными специалистами в своей отрасли. Тогда им на помощь приходит обычная бумага (уж писать то все умеют). Также к этому пункту можно отнести то, что бумага всегда под рукой, так как не всегда есть возможность внести необходимые данные в электронную базу.
- Дешевизна – для бумажного документооборота отсутствует необходимость покупать дорогостоящую технику и лицензионное ПО, как для электронного, а также не нужно платить за обучение сотрудников. Самый минимум при работе — это бумага и ручка, в усовершенствованном варианте это компьютер в базовой комплектации, бумага и самый дешевый принтер.
- Экологичность – с одной стороны это сам материал, который является хорошо разлагаемым, с другой – использование такого материала в работе снижает вероятность различных заболеваний (от снижения зрения до вдыхания канцерогенов).
- Надежность – недаром говорят: «что написано пером – не вырубишь топором». В бумажных вариантах документов очень сложно, а подчас и невозможно внести запись «задним числом» или исправить какую-то информацию незаметно, а также информация на бумажном носителе более защищена от кражи и копирования, нежели электронный вариант. В последнем при желании «хорошие» специалисты могут скопировать информацию так, что об этом никто не узнает. Также такой способ хранения надежен в плане хранения самих документов (например, в архиве), так как в этом случае угрожать может лишь какое-нибудь очень серьезное стихийное бедствие (пожар, наводнение).
Из минусов можно выделить:
- Износостойкость – бумага не может служить много времени, что обусловлено материалом, из которого она изготовлена, поэтому при любом неосторожном действии либо ошибки записанных данных ее приходится утилизировать либо использовать не по назначению (как «оборотку», но, в конечном счете, все равно утилизировать).
- Экологичность – посмотрим на эту черту с другой стороны и видим, что такая полезная черта для нас обернулась для природы катастрофой, так как для изготовления бумаги вырубаются огромные площади деревьев, ведь, как мы знаем, бумагу изготавливают из древесины.
- Занимаемая площадь – чтобы хранить нужную документацию, необходимо много места, при этом тратятся средства для поддержания необходимой температуры и влажности в таких помещениях.
- Организация поиска – если в процессе работы копится много документов, то при необходимости что-то найти нужно пересмотреть вручную много документов, что занимает очень много времени и сил. Даже при наличии номенклатуры дел, может появиться необходимость поиска по каким-либо критериям, и придется все равно искать вручную.
- Трудности обмена данными – передача информации от одного объекта другому может занять много времени, а иногда и средств, и причинами могут быть как работа посредников, так и географическая удаленность.
Электронный документооборот – это не только движение документов, но и организация работы без использования бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения и т.д. Рассмотрим электронный документооборот, то можно выделить такие плюсы:
- Простота передачи данных – нет нужды пользоваться услугами почты или курьера, все происходит в считанные минуты, при этом с одним и тем же документом могут работать несколько исполнителей.
- Физическое освобождение места – в первую очередь избавление от огромных архивов различной направленности, а также от обычных документов, которые при сильной загруженности имеют свойство скапливаться на столе и не только.
- Снижение затрат – снижаются как финансовые, так и трудозатраты на тиражирование, ввод данных, рассылка почтой, а также сопутствующие расходы.
- Сведение к минимуму возможность порчи и потери документов – также к этому пункту можно отнести возможность редактирования документа, без необходимости его распечатывать.
- Быстрый поиск нужного документа – тут как в интернете, ввел в поиск искомое значение и все сразу нашлось.
- Контроль исполнения – можно с легкостью контролировать работу исполнителей.
- Все вышеперечисленные пункты легко сводятся к одному, на мой взгляд, самому главному – повышение производительности труда.
Из минусов можно выделить:
- Ненадежность – я считаю, это самый главный и весомый аргумент противников электронного документооборота. При каких-либо неполадках данные могут быть испорчены или даже удалены, что на самом деле очень страшно, так как их будет очень сложно или даже невозможно восстановить.
- Вредность – при длительном нахождении за компьютером развиваются различные заболевания, так как идет большая нагрузка на весь организм, начиная от глаз и заканчивая ногами, и если при бумажном документообороте в работе нужно и копировать, и перемещать документы, то при электронном документообороте все в программе.
- Первичные траты на оборудование – как мы уже говорили, уменьшение трудозатрат это аргумент в пользу электронного документооборота, но чтобы его начать, нужно потратиться на необходимое оборудование и специальное ПО.
- Сложность в эксплуатации – чтобы работать в такого рода программах, необходима специальная подготовка сотрудников, а именно обучение работы с ним, что с одной стороны сузит выбор подходящих кандидатур, а с другой повлечет траты на обучение такого специалиста и его зарплату.
- Сложность перехода – это тоже немаловажный момент, так как обычно компании имеют большой круг лиц, с которыми ей необходимо сотрудничать по различным вопросам, и время перехода с одной системы на другую может стать временем упущенной выгоды.
Вывод
Я считаю, что нельзя с уверенностью сказать, какой тип документооборота лучше. Это прогресс. Сначала была лошадь, потом появилась машина и мы не можем говорить, что лошадь хуже, а машина лучше, просто время идет, все совершенствуется. Получается, что бумажный документооборот это первая ступень, электронный документооборот следующая, потом, возможно, будет и третья. С уверенностью можно сказать, какой на сегодняшний день документооборот в России – смешанный, так как практически повсеместно применяется интернет для передачи и обмена информацией, различные программы типа 1С, на многих предприятиях применяется оцифровка документов. Все это можно частично отнести уже к электронному документообороту. Но самое важное и главное все равно остается на бумаге.
…
С каждым годом растет популярность электронного документооборота, в том числе – среди клиентов нашей компании, заказывающих у нас создание электронных архивов. Статистические данные свидетельствуют: каждые три года объем корпоративной документации, представленной в электронной форме, удваивается! Некоторые руководители, анализируя эту тенденцию и сравнивая электронный и бумажный документооборот организации, делают вывод о ненужности последнего. Спешим предостеречь от поспешных выводов. Предлагаем взвесить все аргументы и увидеть истинное положение вещей!
Неоспоримые достоинства электронного документооборота
Рост интереса к электронным архивам, созданием которых профессионально занимаются наши специалисты, вполне объясним. Перевод документации в электронную форму позволяет:
• существенно упростить и ускорить работу с ней (в частности, за счет практически мгновенного поиска нужного документа по любым его реквизитам);
• организовать обмен документацией между отделами, подразделениями, филиалами компании с помощью современных телекоммуникационных средств;
• освободить офисные площади от груды бумаг;
• наделить разных сотрудников разными правами доступа к документации, обеспечить надлежащую степень ее конфиденциальности;
• наконец, дать информации, содержащейся в документах, надежную защиту от искажения или утраты (как при форс мажоре, так и вследствие противоправных действий).
Казалось бы, в битве электронного и бумажного документооборота организации первый с учетом всех его достоинств одерживает уверенную победу. Итак, от хранения бумажных копий можно полностью отказаться? Забегая вперед, дадим правильный ответ: нет!
Незаменимость бумажных экземпляров документов
Современное законодательство наделяет некоторые электронные документы, применяемые в некоторых ситуациях, юридической силой – такой же, какую имеют бумажные оригиналы. Речь, в частности, идет о:
• счетах-фактурах, трудовых договорах и других формализованных документах (то есть таких, требования к форме которых законодательно регламентированы), заверенных КЭП (квалифицированной электронной подписью);
• доверенностях, договорах и некоторых других неформализованных документах, заверенных ЭП (простой электронной подписью).
Как мы видим, во всех перечисленных случаях упоминается электронная подпись. Она будет придавать документам юридическую силу, если соблюдается еще одно обязательное условие: между участниками электронного документооборота должно быть подписано соглашение о взаимном признании такой подписи. Это соглашение, как показывает опыт, подписывается далеко не всегда. Если его нет, ни одна инстанция, включая суд, не примет к рассмотрению электронный документ, поскольку он не будет иметь юридической силы. Достоинства электронного архива, сами по себе весьма ценные, в такой ситуации отойдут на второй план: придется искать бумажный оригинал документа!
В качестве заключения
Итак, при сравнении электронного и бумажного документооборота организации мы приходим к выводу: важную роль в наши дни играет как тот, так и другой, и полностью отказываться от бумажных документов ни в коем случае не нужно. Правильный алгоритм с учетом всего сказанного выше выглядит так:
• нужно пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, делая тем самым работу организации максимально эффективной;
• к бумажным документам, на основе которых был создан электронный архив, нужно относиться максимально бережно.
Еще один совет: организуя работу с документами, пользуйтесь профессиональной помощью. По любым вопросам, касающимся электронного и бумажного документооборота организации, вы можете проконсультироваться у специалистов компании «Архивный Эксперт».
Бумажные Или Электронные Документы Эссе
➡➡➡ ПОДРОБНЕЕ ЖМИТЕ ЗДЕСЬ!
Бумажные Или Электронные Документы Эссе
Установите быстрый Яндекс.Браузер
Установить
Закрыть
0+
Реклама
Кипы бумаг на столе, шорох от перекладывания документов, тихое недовольство сотрудников, исправляющих ошибки… Так может начинаться исторический фильм или роман, происходящий в каком-то офисе из нашего недалекого прошлого.
С появлением электронного документооборота все изменилось. Многие современные руководители слышали про ЭДО. Он становится трендом в бизнесе, позволяя сделать достижения ИТ-технологий конкурентным преимуществом. В большинстве случаев бизнес только выигрывает, в перспективе это особенно заметно.
Мы решили рассказать, когда и зачем вашему делу понадобится переходить на электронные документы, как это сделать, какие сложности могут возникнуть в реальности, а что только кажется страшным.
Итак, разберёмся, кто победит в этом противостоянии: проверенная десятилетиями бумага или новые электронные документы?
Возможности системы электронного документооборота впечатляют, если сравнивать её с привычными бумажными носителями.
Стало гораздо проще формировать, хранить, отправлять и получать документы.
К системе должны подключиться все участники документооборота, участвующие в конкретной цепочке: и те, кто поставляет товары (производители, поставщики, оптовые базы, посредники), и те, кто их закупает, чтобы потом продавать (розничные магазины, отделы, салоны, бутики, островки и любые торговые точки).
Сам процесс обмена информации происходит внутри системы. Каждый подписывает документы со своей стороны при помощи сертификата электронной подписи.
Некоторые предприниматели считают, что внедрение цифровых технологий будет только лишней тратой средств. При этом бизнесмены не всегда корректно оценивают риски, связанные с использованием способа передачи информации, завязанного на бумагах и пересылке через курьеров, экспедиторов, торговых представителей и почты.
В системе ЭДО фиксируется момент, когда был получен документ, а также факт его передачи контрагенту. Таким образом, исключены разногласия у партнеров.
При использовании обычных почтовых сервисов и привлечении сотрудников конфиденциальная информация может стать доступна третьим лицам. И в некоторых случаях это критичный момент.
Для решения текущих вопросов, согласования и подписания документов не требуется много времени, как при обработке того же объема бумажной документации.
Меньше затрат и больше свободного места
Одно из осязаемо ощутимых преимуществ внедрения системы электронного документооборота в том, что снижаются затраты на ведение бизнес-процессов, для хранения бумаг не приходится выделять площади, а сотрудники не будут тратить время на упорядочивание архива вручную.
Отметим и то, что взаимодействие с государственными учреждениями происходит в электронном виде, да и многие крупные корпорации внедряют ЭДО в свою работу.
Соответственно, вашему бизнесу будет проще работать с Налоговой и разными госорганами, а вы всегда сможете обеспечить прозрачное ведение дел при контакте с компаниями любого масштаба и уровня.
Если руководитель принял твердое решение не отставать от современных бизнес-тенденций, то предстоит пройти следующие шаги:
1. Разработать план по исключению бумажных носителей из документооборота
Процесс должен происходить поэтапно, но максимально оперативно.
Кроме того, рекомендуем ещё на этапе планирования заложить в бюджет некоторую статью расходов. Без затрат обойтись невозможно. Только после «обкатки» системы станут видны результаты ее внедрения и руководство сможет оценить его экономический эффект.
Самый быстрый и простой шаг. Нужно подать документы в Удостоверяющий центр, заплатить за услуги и оформить КЭП. Срок готовности — пара часов.
Предстоит выбрать подходящего оператора документооборота, заполнить информацию о компании и разобраться с функционалом сервиса
Важно научить, как работать по новой системе всех, кто в вашей компании связан с документами. Это обычно дирекция, бухгалтеры, администраторы, операторы и т.д.
5. Наладить обмен документами с партнерами
Обменяться приглашениями в системе, если компании уже подключилась к одному из операторов.
Чаще всего момент обязательного обмена информацией в системе ЭДО прописывают в договорах и доп.соглашениях.
Сложность может быть в том, что не все компании ещё освоили ЭДО. А значит, с некоторыми предстоят переговоры, в ходе которых предстоит склонить важных для вас партнёров тоже автоматизировать документооборот и продолжить сотрудничество.
Если документооборот с контрагентами и внутри компании достигает значительных масштабов, то следует задуматься о внедрении ЭДО.
В таком случае вы снизите издержки по этой статье расходов и минимизируете риски, связанные с сохранением в тайне конфиденциальной информации. Плюсом исключите неприятности и штрафные санкции, связанные с ошибками в документации.
Сейчас специалисты сходятся во мнении, что для компаний в сегменте малого и среднего бизнеса электронный документооборот не менее полезен, чем для гигантов, так как для такого сегмента особенно важно максимально ускорить исполнение договоров.
ЭДО позволяет получать оплату за товар или услуги в тот же день, когда пришли документы.
Не совсем верно говорить о бесполезности ЭДО даже тогда, когда документооборот с контрагентами в настоящее время ограничивается парой актов. Важно думать о потенциальном развитии: в будущем могут появиться крупные партнеры, с которыми вести дела по старинке станет невозможно.
Да и вообще удобство электронных документов и их доступность однозначный плюс для любого современного проекта в сфере торговли, общепита и услуг.
При работе через оператора ЭДО клиенту приходится платить за каждый исходящий документ. Входящие бесплатны.
Как показывает практика, переход на ЭДО выгоден, если требуется ежемесячно отправлять не менее 100 документов в месяц или порядка 1000 в год.
В этом случае отказ от бумажных носителей и связанных с их использованием расходов даст положительный экономический эффект.
Для начала работ, в принципе, не нужны великие суммы.
— Компании потребуется выпустить квалифицированную электронную подпись, если таковой ещё нет. Это обычно стоит 2-5 тысяч рублей.
— Непосредственно подключение к Оператору, естественно, бесплатное. Заплатить нужно только за сам тариф, цены зависят от условий конкретной платформы и количества документов.
— Возможно, понадобятся услуги программистов по настройке оборудования или обновление программных продуктов. Этот момент уточнят менеджеры компаний, куда вы обратитесь за консультацией.
— При работе с маркировкой, где ЭДО теперь стал обязательным, обычно приходится закупать сканеры, принтеры этикеток, решать вопрос с онлайн-кассами и товароучетной системой. Бюджет рассчитывают под нужды конкретного предприятия, он может обойтись парой тысяч рублей, а может потребовать и десятки тысяч.
На нынешнем этапе развития рынка внедрение системы принесет максимальную выгоду компаниям, у которых значительный документооборот с внешними контрагентами.
При этом работа с электронными документами однозначно снижает непроизводственные расходы и повышает эффективность бизнес-процессов.
Хотя все это тоже, конечно, требует определенных затрат на оплату тарифа и сил, чтобы перестроиться на новый порядок работы.
Ритейл-эксперты считают, что для компаний, стремящихся повысить уровень обслуживания потребителей и взаимодействия с поставщиками, внедрение ЭДО становится жизненно важным. Отставание в этом направлении может ухудшить показатели работы, ведь от быстроты обмена документами сильно зависит скорость развития бизнеса и в целом успешность предприятия.
Статья подготовлена специалистами компании ПОРТ. Информационная поддержка: Сергей Хорош.
Вс статьи по ЭДО и маркировке смотрите в нашем блоге
Зачем нужен ЭДО и с чего начать, или электронные документы…
Напишите сочинение рассуждение на тему что лучше…
ЭДО vs. Бумажная документация – что лучше? | Новости
Актуальность электронного и бумажного документооборота
Электронные и бумажные документы — Электронный…
Объем Отчета По Производственной Практике
Жесткий Разбор Мини Сочинения По Обществознанию
Сочинение Рассуждение На Тему Жизнь Без Интернета
Чем Отличается Курсовая От Дипломной Работы
Чудная Мечеть Сочинение
Сейчас электронные документы при сопровождении процессов управления применяются наряду с бумажными. При этом имеется ряд существенных отличительных характеристик электронного документа в сравнении с бумажным, которые диктуют необходимость выработки новых подходов к организации документооборота и процессов управления.
Прежде всего отметим, что и бумажные, и электронные документы как предмет управленческого труда имеют свои преимущества и одновременно ограничения, связанные с носителем информации [82]. Рассмотрим здесь некоторые из них.
1. Требования к оформлению документов. Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. В отдельных случаях (когда не подразумевается машинная обработка информации) допустимо некоторое разнообразие в оформлении, не затрагивающее реквизитов, определяющих юридическую силу документа. Для документов на бумажном носителе решены практически все вопросы придания им юридической силы. Специфические требования к отдельным категориям документов закрепляются специальными нормативными актами.
Требования к оформлению электронных управленческих документов определены пока в значительно меньшей мере и касаются в основном вопросов использования ЭЦП.
Помимо ЭЦП и других форм электронной подписи в целях контроля правомочного использования электронных документов возможно также применение так называемых «цифровых водяных знаков» [158]. Вместе с тем применение данного технологического новшества в управленческом документообороте пока нормативно не регламентировано.
В принципе требования к составу и оформлению реквизитов электронных документов могут быть более жесткими, чем для бумажных документов, так как при передаче по каналам связи и при обмене информацией между разными информационными системами (если не обеспечена совместимость программно-технических средств) передача информации может не состояться либо информация не будет доступной для восприятия человеком.
2. Время транспортировки документа. Это одна из главнейших характеристик, поскольку обеспечивает обмен информацией и ее своевременное предоставление. Критичность времени доставки документа вызвала появление понятия «ускорение документооборота». Для бумажных документов эта характеристика зависит от используемых способов доставки (отнести, отвезти, переслать по пневмопочте, доставить самолетом и т. п.).
Электронные документы здесь имеют неоспоримое преимущество, поскольку использование электронных каналов связи позволяет исчислять время передачи сообщения или ознакомления с файлом документа в базе данных секундами и минутами.
3. Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа и по содержанию). Для бумажных документов она может быть достаточно трудоемкой, особенно если нет продуманной системы классификации информации и документов.
Для электронных документов задача максимально упрощается и сокращается по времени. Использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически или по формальным признакам. Вместе с тем отпадает необходимость дублирования массивов информации для различных задач. Корпоративные информационные системы дают возможность пользоваться информацией в соответствии с должностными обязанностями и правами доступа в систему.
4. Удобство восприятия информации. Это качество пока в большей мере выражено у бумажных документов. За столетия существования письменности качественные характеристики бумажных документов (размер шрифта, форматы бумаги, качество печати и т. п.) постоянно совершенствовались.
Применительно к электронным документам также можно отметить их постоянное совершенствование, но по времени этот период гораздо менее продолжительный (исчисляется лишь несколькими десятилетиями) и процесс оптимизации восприятия информации еще далек от завершения. По восприятию некоторые электронные документы отчасти сравнимы со средневековыми свитками: для просмотра документа его файл «прокручивается» перед глазами. По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера (монитора) воспринимается на 25 % медленнее, чем при чтении с листа бумаги, что необходимо учитывать при подготовке текстов для интернет-рекламы [98, с. 289].
5. Возможность работать с несколькими документами одновременно. Для руководителей и специалистов, занятых аналитической и творческой работой, это обстоятельство является довольно существенным. Вспомним ситуации, когда, работая с документами и печатными изданиями, сопоставляя их информацию, человек нередко обнаруживает особенности и детали, ускользающие от восприятия при поочередном просмотре документов.
«Многооконная» работа с файлами также дает возможность одновременно работать с несколькими документами, хотя при этом в каждый момент обозрима лишь часть информации на мониторе. Восприятие при этом носит преимущественно логический характер, и не всегда возникает целостный взгляд на документ. Возможно, что по мере совершенствования компьютерной техники возможности одновременно работать с несколькими документами будут расширяться. В связи с этим даже легендарная личность компьютерного бизнеса Б. Гейтс вынужден был признаться, что он не является ортодоксальным «антибумажником», поскольку сам распечатывает многостраничные документы. По его мнению, «пока не произойдут революционные изменения в технологии плоских экранов…, – печатные книги и журналы по-прежнему будет удобнее читать и носить с собой, чем электронные носители информации» [91, с. 72].
6. Возможность при ознакомлении с документами выделить нужный фрагмент. Эту возможность дают и бумажный, и электронный носители информации документа. Вместе с тем есть и особенности. На бумажном документе следы от пометок, сделанных чернилами, пастой, карандашом и т. п., обычно остаются. К примеру, вспомним строки из «Евгения Онегина» А.С. Пушкина о том, что «хранили многие страницы отметку резкую ногтей».
В случае электронного документа, если позволяет формат его записи, требуемый фрагмент можно выделить (например, цветом, шрифтом), а затем это выделение убрать. При этом следов на документе при его восприятии человеком не останется.
7. Возможность сделать копию документа. В случае изготовления копии документа на бумажном носителе можно использовать несколько вариантов в зависимости от применяемых технических средств. Так, на бумажном носителе копии могут быть получены средствами репрографии и оперативной полиграфии. На фото-, микрофотопленке копии могут быть получены с помощью средств фотографирования, микрофильмирования. Электронную копию бумажного документа можно получить путем сканирования.
В случае получения копии с электронного документа трудоемкость и затраты времени получения копии значительно уменьшаются. Так, можно либо скопировать файл, либо дополнительно распечатать документ, либо вывести информацию на микрофотоносители и т. п. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по электронной почте, может быть размещен в информационной системе, где возможно обеспечить доступ к нему сотрудников (например, корпоративные системы документооборота, корпоративные порталы и т. п.). В таком случае может отпасть необходимость изготовления бумажных копий документа для ознакомления большого числа сотрудников.
8. Утомляемость при работе с документами (без учета характера и содержания информации). С бумажными документами можно работать несколько часов подряд и менять позу. При этом задействованы несколько органов чувств: не только зрение, но и осязание, а иногда даже обоняние (вспомним, что в прошлом и позапрошлом веке светские дамы нередко наносили духи на свои письма).
Считается, что утомляемость при работе с компьютером больше, чем при работе с бумажными документами. Из органов чувств основная нагрузка приходится на зрение. Существуют рекомендации по оптимальной продолжительности времени, проводимого за компьютером, и перерывов в работе [49]. Вместе с тем по мере совершенствования компьютерной техники, в том числе мониторов, утомляемость при работе с электронными документами несколько уменьшается.
9. Необходимость специального оборудования рабочего места для восприятия информации. Для восприятия информации обычного документа на бумажном носителе специальных условий не требуется: достаточно лишь приемлемого освещения.
Для работы с электронными документами нужен компьютер, а при необходимости их передачи адресату – телекоммуникационные каналы. В настоящее время использование портативных компьютеров и мобильных средств связи снимает часть проблем.
10. Сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком. Сохранность документов на бумажном носителе определяется довольно длительным периодом ее старения и разрушения, что зависит от качества бумаги (к примеру, существует так называемая «бескислотная» бумага, срок стойкости которой исчисляется столетиями). Кроме того, важным является качество средств нанесения информации на бумагу (чернила, паста, а также средства, используемые в матричных, струйных или лазерных принтерах, и т. п.) [170]. Для восприятия информации через длительное время не требуются специальные устройства для ее преобразования, достаточно знания языка, на котором написан текст документа.
При работе с электронными документами важно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Отдельный комплекс вопросов связан с применением ЭЦП и сроком действия сертификата подписи. Отсюда возникает проблема перезаписи информации на другой носитель (миграции и конверсии) и подтверждения целостности и достоверности электронных документов. В числе других возможных (но не значит, что всегда приемлемых) способов хранения электронных документов иногда предлагают сохранять также соответствующие технические и программные средства для воспроизведения информации (и соответственно обучать персонал пользованию этими средствами для выполнения информационных запросов) или распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии.
При работе с бумажными документами для обеспечения их физической сохранности в архивах может создаваться фонд пользования (как на бумажных, так и на других носителях информации) или страховой фонд. Аналогично для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости компьютерной системы можно выполнять резервное копирование информации.
11. Информационная безопасность и защита информации. Для бумажных документов защита информации от несанкционированного доступа может быть обеспечена физической недоступностью документа (например, хранение в сейфе, в запираемом ящике стола и т. п.), фиксацией факта передачи документа в специальных учетных формах (передача под расписку), а также другими организационными мерами.
Для электронных документов эта задача решается использованием средств регламентации доступа пользователей к компьютерам и базам данных, использованием средств криптографической защиты информации, протоколированием действий пользователей и т. п. Отдельная проблема – техническая защита информации, в том числе от компьютерных вирусов и хакерских атак.
12. Сфера применения (бытования) документов. Документы на бумажных носителях в настоящее время применяются повсеместно. Электронные документы используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими лицами), которые имеют соответствующую компьютерную технику. При этом сфера применения электронных документов постоянно расширяется по мере развития технической оснащенности, накопления опыта и создания нормативной базы.
С учетом перечисленных характеристик бумажных и электронных документов можно достаточно аргументировано ответить на следующие вопросы, часто являющиеся предметом оживленных дискуссий:
при получении электронных документов адресатами следует ли распечатывать их на бумажном носителе?
не является ли процедура распечатки электронного документа избыточной?
При внедрении информационных технологий сокращение бумажного документооборота не происходит автоматически. Так, по оценкам зарубежных специалистов, при внедрении электронной почты расход бумаги в некоторых офисах увеличивался примерно на 40 %. Это было связано с не всегда оправданной распечаткой электронных сообщений из-за привычки сотрудников работать с бумажными документами [167]. Поэтому желательно, чтобы в комплексе мероприятий по внедрению электронного документооборота в организации предусматривались также меры по оптимизации использования бумаги.
Отдельно выделим ситуации, касающиеся документационного обеспечения руководителей. Проблема заключается не только в том, чтобы приучить руководителей работать с электронными документами. Она намного сложнее и глубже.
Управленческий документооборот включает в себя не только те операции, которые могут быть автоматизированы, но и те, для которых обязательны восприятие информации человеком, ее оценка. Здесь важно принимать во внимание психологические аспекты восприятия, функциональную асимметрию правого и левого полушарий головного мозга, сочетание образного и логического мышления. Иногда руководителю высокого ранга при работе со слабоструктурированной информацией, отражающей многоаспектную управленческую ситуацию, лучше работать с бумажным документом. И, напротив, для восприятия структурированной и фактографической информации электронный документ может быть удобнее бумажного. Поэтому при внедрении электронного документооборота должна быть предусмотрена возможность при необходимости осуществлять распечатку документов, полученных в электронной форме, для доклада руководству.
Вместе с тем в условиях активизации применения современных информационных технологий все больше руководителей разных рангов отдают предпочтение непосредственной работе с системами электронного документооборота, включая собственноручный ввод поручений (резолюций), виз и использование электронных аналогов подписи.
Таким образом, традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия. Соответственно нельзя отвергать применение бумажных документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации (так называемые документы со сроком хранения «Постоянно», поступающие затем в государственные архивы). С другой стороны, можно использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества.
В то время как за многовековую историю своего существования документы на бумажном носителе обрели относительную устойчивость своих характеристик, электронные документы как явление и предмет управленческого труда находятся еще в начальных фазах своего развития, поэтому их характеристики будут развиваться дальше. И, как можно было наблюдать за последние два десятилетия, это развитие происходит все более ускоряющимися темпами (синхронно развитию современных информационных технологий).
Однако по-прежнему при проектировании документопотоков на практике, а также при разработке проектов нормативных и других актов, регламентирующих эту сферу, как правило, доминирует принцип подобия электронного и традиционного документов. При этом имеется в виду, что электронный документ отличается от бумажного лишь тем, что «информация на нем закреплена в электронно-цифровой форме». Из этого обычно делается вывод, что управленческий документооборот в электронной форме должен быть организован аналогичным образом с учетом также совместного применения бумажных и электронных документов в одних и тех же задачах и процессах управления.
Безусловно, определенную положительную роль такие взгляды сыграли в плане некоторого содействия расширению применения электронных документов, так как при решении вопросов нормативного регулирования не возводился жесткий «барьер» между традиционным и электронным документооборотом. Однако, на наш взгляд, этот подход был оправдан на тех стадиях, когда применение электронных документов носило локальный характер, а их количество было невелико. Сейчас этот подход себя исчерпал.
Подтверждением этому являются некоторые рекомендации о том, что, к примеру: визуально электронные документы должны выглядеть, как бумажные, при этом состав реквизитов и их расположение должны быть аналогичными; резолюции по результатам рассмотрения электронных документов должны оформляться на бумажном носителе или как отдельный электронный документ; целесообразно ведение единого реестра (журнала) для всех документов, а «по окончании календарного года… сгруппированные в электронные папки по тематике электронные документы должны переноситься на CD-диски» [169, с. 74–81]. Эти или им подобные формы и способы работы могут быть понятны работникам аппарата управления, привыкшим к бумажному документообороту. Вместе с тем такого рода рекомендации не учитывают реальные возможности современных систем и технологий электронного документооборота, а дальнейшее их применение на практике (не говоря уже о закреплении в нормативных документах) будет не просто сдерживать внедрение новых технологий работы, а будет означать возврат к старому (что нередко и происходит).
Принципиальное значение, на наш взгляд, имеет то, что за последние годы произошли качественные изменения в двух главных аспектах:
от использования компьютерной техники лишь для подготовки управленческих документов (по сути как более совершенного средства, заменяющего пишущую машинку) к возможности выстроить целостные технологии, основанные на применении электронных документов и электронного обмена информацией;
на этой основе осуществляется переход от применения отдельных документов на машинном носителе к массовому применению электронных документов.
С учетом этих обстоятельств необходимо скорректировать существующую или даже выстроить новую систему концептуальных положений, составляющих основу дальнейшего развития электронного документооборота.
Поэтому, на наш взгляд, важно дополнить приведенное выше сопоставление бумажных и электронных управленческих документов рядом характеристик, обусловленных более общими факторами их существования. К ним в первую очередь можно отнести следующие.
1. Связь документа с носителем информации. Важной характеристикой является дуализм документа – как содержащейся в документе информации и как материального носителя этой информации. Это в равной мере относится и к бумажным, и к электронным документам, но проявляется по-разному.
Бумажный документ от носителя информации неотделим. Каждый бумажный документ имеет свой носитель информации.
Электронный документ в силу своей физической природы имеет динамичный характер, не связан жестко с единственным носителем информации, существует в двух формах: пассивной (хранение) и активной (передача и обработка, в том числе визуализация для его восприятия человеком). Кроме того, если раньше можно было считать электронным документом (по аналогии с бумажным документом) соответствующим образом оформленную информацию, записанную, к примеру, на дискете, то в условиях применения современных информационных систем и технологий электронный документ как объект носит гораздо более сложный, многокомпонентный характер.
2. Форма представления информации. В бумажных документах, а также в кино– и фотодокументах информация представлена в форме, непосредственно воспринимаемой человеком (аналоговой форме, из-за чего такие документы, в отличие от электронных, иногда называют аналоговыми).
В электронном документе информация содержится не просто в электронно-цифровой форме. Существенно то, что эта информация не может непосредственно восприниматься человеком. Более того, электронная форма представления информации дает возможность выстраивать процессы ее обработки без участия человека, т. е. в зависимости от степени структурированности и формализации информации процесс работы с документами может быть максимально автоматизирован (к примеру, как это осуществляется в системах банковских электронных платежей и расчетов). При необходимости восприятия информации человеком она визуализируется на экране монитора (документ при этом приобретает также виртуальную форму) или путем распечатки на бумажном носителе (по образному выражению, получается «твердая копия»).
3. Представление метаданных документа. Метаданные бумажного документа могут отражаться на том же носителе информации.
Структура представления метаданных электронных документов в современных информационных системах носит принципиально иной характер, компоненты метаданных связаны с документом, но при этом они могут непосредственно не входить в его «тело». Метаданные документа в электронной среде должны быть четко определенными и отвечать более высоким требованиям, чем в процессах работы с бумажными документами. В ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008 констатируется, что электронная среда «.. требует иного выражения традиционных требований и иных механизмов для идентификации, ввода, определения свойств и использования метаданных» и вместе с тем «предоставляет новые возможности для определения и создания метаданных» [40].
Можно отметить ряд других специфических характеристик, связанных с физической природой электронного документа, которые были предметом анализа в работах ученых – специалистов по вычислительной технике В.А. Гадасина и В.А. Конявского [89, 129]. Не углубляясь в рассмотрение специфических характеристик, отметим то обстоятельство, которое представляется наиболее общим. Это особенности среды существования (обращения и хранения) бумажных и электронных документов.
3. Среда существования документа. В отличие от бумажного документа, существующего в аналоговой физической среде (позволяющей непосредственно воспринимать документ как физический объект и зафиксированную информацию), электронный документ существует в электронной среде, создаваемой совокупностью программных и технических средств обеспечения информационных процессов. Понятия аналоговой и электронной среды ввиду их важности для осуществления электронного обмена информацией вошли в ГОСТ Р 52292—2004 [37]. Преобразование формы отображения документа (сканирование бумажного документа или визуализация электронного документа на экране монитора либо его распечатка) осуществляется на основе интерфейсных устройств на границе электронной и неэлектронной среды. Кроме того, последние годы отмечены появлением гибридных документов, содержащих на бумажном носителе фрагменты (например, штрих-коды, элементы электронных носителей с цифровой и биометрической информацией), которые могут считываться интерфейсными устройствами [200]. Однако это не изменяет общей закономерности, что между электронной и неэлектронной (аналоговой) средами существует граница, не позволяющая документу перемещаться из одной среды в другую без изменения формы представления информации. Вместе с тем информационные системы (имея принадлежность либо к электронной, либо к неэлектронной среде) могут включать метаинформацию как об электронных, так и о неэлектронных документах одновременно.
Приведем некоторые примеры, показывающие кардинальный характер указанных различий бумажного и электронного документов.
Так, в частности, при обсуждении нерешенных проблем в области электронного документооборота и организации хранения электронных документов высказываются критические замечания, что у нас в стране «…до сих пор нет ни одного федерального электронного архива» [192, с. 69], а также предложения о «.создании федерального государственного архива электронной документации в качестве полигона для апробации приемов и методов работы с этими документами» [115, с. 17].
При выработке решений в этой области важно принимать во внимание, что электронные документы, относящиеся к современным системам документооборота, невозможно передать на государственное хранение по аналогии с бумажными документами, т. е. просто как материальный носитель информации. Необходимо не только признавать сам факт существования этих документов в электронной среде, но и учитывать, что эта среда в целом создается и обеспечивается совокупностью программно-технических средств (которые находятся во владении не государственного архива, а конкретной организации), а также деятельностью службы сопровождения (входящей в структуру организации либо функционирующей на принципах аутсорсинга). Без наличия этих условий, как указано нами выше, не будет возможности ни найти документ, ни прочитать его, ни совершить с ним какие-либо действия. Это говорит о том, что нужны новые концептуальные подходы, в том числе в организационно-управленческой сфере.
Поэтому задача расширения применения электронного документооборота не может решаться только в русле развития программнотехнических средств (хотя само понятие «электронный документооборот» первоначально связывалось именно со средствами передачи информации) либо в русле юридических и документоведческих аспектов (без разработки которых невозможно дальнейшее совершенствование электронных документов и юридически значимое их применение и хранение).
Бесспорно, требуется сочетание этих направлений работы, их синхронизация. Вместе с тем кардинальные изменения в этой сфере связаны также с увязкой этих направлений, с разработкой и реализацией новых организационно-управленческих подходов, учитывающих взаимовлияние систем и технологий электронного документооборота и основных элементов системы управления.
Кроме того, возрастающий уровень системности (в сравнении с бумажными документами) требуется при решении задач защиты информации, содержащейся в электронных документах. Здесь недостаточно принимать меры только по защите носителя информации: с учетом динамического характера электронного документа, его существования в электронной среде в защите нуждается весь комплекс задействованных программно-технических средств, включая каналы связи.
Указанные факторы позволяют сделать ряд выводов, касающихся особенностей применения бумажных и электронных документов в сфере социально-экономического управления:
1. Различия электронного и бумажного документов носят многоаспектный, системный характер, что обусловлено особенностями не только носителя информации, но и формы представления информации и метаданных документа, а также различиями среды существования бумажных и электронных документов.
2. Бесперспективно строить работу с электронными управленческими документами, полностью уподобляя ее процедурам работы с бумажными документами. При общности основных стадий жизненного цикла бумажного и электронного документов особенности электронной среды создают принципиально новые возможности для их осуществления и требуют концептуальной разработки.
3. Современные системы электронного документооборота, по сути, представляют собой среду существования и обращения электронных документов, при этом также обеспечивается хранение комплекса метаданных, отражающих жизненный цикл документа.
4. Необходимо рассматривать электронные документы и электронный документооборот как качественно новое системное явление, связанное не только с технико-технологической, документоведческой и юридической составляющими, но и с развитием системы социально-экономического управления в целом.
Библиографическое описание:
Латыпова, Р. Т. Проблема соотношения бумажного и электронного документооборота / Р. Т. Латыпова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2016. — № 1 (105). — С. 405-408. — URL: https://moluch.ru/archive/105/24731/ (дата обращения: 09.01.2023).
С каждым днем электронные документы становятся все более привычными и массовым. Электронный документооборот получил распространение в банковской, страховой, аудиторской, проектной, консалтинговой, налоговой и других видах деятельности, а главное, в деятельности органов государственной власти.
Ключевые слова:электронные документы, документооборот, СЭД, ДОУ.
Сегодня переход к преимущественно электронному документообороту является одной из приоритетных государственных задач. Решение вопросов полномасштабного внедрения технологий работы с электронными документами и электронного документооборота в государственном масштабе идет очень быстрыми темпами. Трудности создает нереализованная в полном масштабе законодательно-нормативная регулирующая база. Перспективным представляется принятие ряда законов, например − «Об электронном правительстве», «Об электронном документе». Также необходимо распространение электронного документооборота в различных других сферах общества, что обеспечит создание единого информационного пространства в РФ, развития принципов информационного общества, совершенствования деятельности многочисленных структур общества.
Конечно, раскрыть все сферы применения электронного документа невозможно. Наибольшее распространение он нашел в государственной, банковской и налоговой деятельности. Но помимо этого, электронный документооборот становится важной составляющей и в образовании, медицине, науке и т. п., а главное составляющей ведения успешного бизнеса в организациях разных форм деятельности. Электронные документы постепенно становятся элементом хозяйственной деятельности многих организаций. Это обусловлено,прежде всего, спецификой носителя, а также характерными особенностями создания, передачи, хранения, размещения, обработки, использования, изменения электронной информации.
Внедрение электронного документооборота требует учитывать, где его использование запрещено, какие документы должны обязательно быть представленными в бумажном подлиннике, какие же эффективнее создавать в электронном виде.
Так, в кадровом делопроизводстве полный переход к системе электронного документооборота невозможен, так как если кадровый документ должен содержать личную подпись работника, необходимо его оформление в бумажном виде для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя. Кроме того, строго регламентировано ведение трудовых книжек. Этот и ряд других кадровых документов могут оформляться, заполняться и храниться исключительно в бумажной форме. При этом, ведение личных дел, к примеру, давно уже разделяется на оформление и хранение соответствующей информации в компьютерной базе данных и хранение личных дел работников в бумажном виде. Создание электронного архива связано с соблюдением ряда значимых условий: обеспечить целостность документов, аутентичность (подлинность) документов, доступность документов, т. е. должна сохраняться во времени возможность ознакомления с текстом документа. Тут необходимо помнить о развитии технологий и форматов файлов. Поэтому документы длительного хранения требуют наличия бумажного подлинника, у которого отсутствует вышеперечисленные проблемы (остается только трудность в обеспечении физической сохранности и наличия площадей хранения).
Электронные документы могут иметь различные носители информации, к которым они строго не привязаны (как с бумагой), существует возможность переноса информации с одного носителя на другой. Это создает следующий аспект их использования − они не могут быть восприняты в физическом виде, для восприятия таких документов требуется специальные средства (технические и программные).
Внедрение СЭД создает прямой эффект, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД. Прямой эффект достигается на разных стадиях. Это, прежде всего, регистрация документов в электронном виде, когда информация о документе заносится в регистрационно-контрольную форму в автоматизированной системе документационного обеспечения управления (ДОУ), либо иные учетные формы с использованием электронных текстовых и табличных редакторов (Word, Excel и т. д.). Ведение учетных и регистрационных форм в электронном виде удобно для работы, уменьшает время заполнения таких форм, в отличие от бумажных журналов или карточек; возможно автообновление, наличие унифицированных шаблонов.
Достоинствами электронных записей являются возможности автоматической самоактуализации, а также использования готовых шаблонов, что безусловно уменьшает временные затраты на внесение регистрационных сведений. Поиск информации тоже осуществляется быстрее и оперативнее (5–10 % экономии рабочего времени) засчет возможностей поиска по ключевым словам в базах данных компьютера. При создании проекта документа удобнее и практичнее пользоваться электронными технологиями (общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5 % от их полного рабочего времени) благодаря возможностям простоты внесения в них изменений благодаря функции интерактивности, которая дает возможность вмешиваться в текст и структуру, производить по своему усмотрению перекомпоновку материала и делать добавления аудиальной, медиальной и прочих видов информации.
Подготовка и оформление проектов документов в настоящее время в некоторых организациях работа проходит традиционным способом, но документ в электронной форме создается с меньшим количеством грамматических, орфографических, стилевых и прочих ошибок благодаря использованию компьютерных шаблонов. Также в проект документа могут вноситься своевременно изменения, исправления, информация о которых в конечном варианте не будет отражена. Электронный документ можно использовать для создания других документов.
Многие документы можно после их принятия можно не переносить в бумажную форму, сохраняя их в первоначальном состоянии, закрепляя их юридическую силу путем применения электронной подписи [2]. Безусловно, это документы, не требующие удостоверения, наличия бумажного бланка с оттиском печати. Электронная подпись имеет преимущества по сравнению с собственноручной. Ее использование позволяет осуществлять контроль целостности документа, защищает его от изменения, подтверждает автора документа. Подпись может удостоверять как отдельный документ, так и сразу несколько. Кроме криптографической части, электронная подпись обязательно содержит минимальную информацию о подписавшем и некоторую техническую информацию. Для прикладного использования, электронная подпись может содержать дату и время подписания, сведения для дополнительных механизмов проверки подписи, расширенную информацию о подписавшем, его полномочия и отношение к подписываемым данным, комментарии, файлы, графическое изображение собственноручной подписи и другие, функционально востребованные, данные. С использованием электронной подписи связаны определенные сложности. Это обязательность наличия соответствующего программно-технического обеспечения, временная ограниченность использования, дороговизна. Также она независима от конкретного пользователя, поэтому, если ей завладеет посторонний, то отличить созданные им документы будет очень сложно, они будут идентичны.
Одним из этапов жизненного цикла документа является его согласование, когда документ уходит от автора, и до вступления его в законную силу с ним знакомятся, высказывают свое мнение и спорят другие заинтересованные стороны. Наибольшее количество людей работают с документами на стадии их согласования. Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования (10–30 % экономии рабочего времени), особенно если согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах засчет возможности удаленного доступа работы над документом. Согласующие получают оперативный доступ к документу и к замечаниям, сформированным в процессе согласования. Использование электронного согласования позволяет:
сократить сроки согласования;
снизить затраты на распечатку и ксерокопирование документов и приложений;
облегчить работу с версиями документов;
обеспечить прозрачность процедуры согласования.
Получило распространение создание копий документов в электронном виде. Копии создаются путем имиджинга, т. е. процессу получения аутентичных изображений бумажных документов. Имиджинг является начальным этапом любой системы ввода документов и связан с процедурой сканирования. Сканеры позволяют оцифровывать изображения, а также предоставляют ряд дополнительных возможностей, таких как выравнивание страниц, конвертирование с улучшением качества, удаление шумовых и фоновых элементов, улучшение качества передачи текста и т. д.
СЭД предоставляют и такие возможности, как создание электронного архива. Электронный архив − это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий структурированное хранение документов в электронном виде и являющийся частью системы электронного документооборота на предприятии [3, с 3].
Его преимущества, по сравнению с бумажным архивом:
удобный и быстрый поиск документов;
мгновенная выборка документов по заданным параметрам;
высвобождение офисных площадей от накопившихся документов;
защита документов от безвозвратной утраты или повреждения;
четкое разграничение доступа к документам;
быстрая отправка копий документов;
возможность одновременного обращения к документу любого количества уполномоченных пользователей.
Важной тенденцией является создание (в рамках СЭД или независимо от них) специальных хранилищ электронных оригиналов, обеспечивающих надежное хранение этих документов с учетом требований архивного дела. В то же время Росархивом начата работа по созданию в нашей стране федерального государственного архива электронных документов, который должен будет обеспечить централизованное хранение наиболее ценных электронных документов государства [4, с 11].
При хранении электронных документов нужно учитывать ряд аспектов. С одной стороны, такой документ не изнашивается, занимает меньше места, возможно хранение целого пакета документов благодаря большой информационной емкости его носителей. Из-за такого свойства, как добавление различных видов информации − мультимедийной, текстовой и пр., создаются и хранятся уникальные документы, которые невозможно хранить в бумажном виде. С другой, проблемы связаны с процедурами по обеспечению сохранности электронных документов.
Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов — это соблюдение определенного температурно-влажностного режима, выбор соответствующих носителей (зависит от вида хранимых электронных документов и их совокупного объема, предполагаемого срока хранения документов и обеспечения к ним доступа, характера производства самих носителей и предполагаемых режимов их хранения, требований по обеспечению аутентичности документов) и хранение информации в нескольких экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях.
Второй аспект связан с возникающими проблемами быстрой смены и устаревания аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают.Такие технологические изменения нужно учитыватьпри организации долговременного хранения электронных документов. Желательно каждые 10–15 лет копировать документы на новейшие типы электронных носителей.
В долговременной перспективе возникают проблемы и воспроизведением электронных документов в понятной для человека виде, что зависит от применяемого программного обеспечения.
Существует несколько решений проблем, возникающих при долговременном хранении:
- Миграция — своевременный перевод баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами;
- Конвертирование электронного документа в стандартный или открытый формат в целях обеспечения независимости документа от программного обеспечения;
- Создание «музеев». Для обеспечения сохранности и доступности электронных документов и их воспроизведения на оригинальном оборудовании это оборудование необходимо сохранять и поддерживать в работоспособном состоянии, то есть создавать «музеи»;
- Эмуляция. Эта стратегия предполагает воспроизведение документов устаревших форматов при помощи программ-эмуляторов в новой компьютерной среде;
- Копирование. Стратегия создания копий электронных документов на бумаге или микропленке [5].
Каждый способ имеет свои сложности. К миграции прибегают для обеспечения доступа к важной архивной информации, которая постоянно используется в организации. Но миграция это сложный и дорогостоящий процесс. При конвертировании наибольшее распространение получили форматы SGML, XML, RTF. Конвертирование позволяет перевести документы в широко используемый многими пользователями, доступный для различных программ формат. Эта стратегия подвергается критике, так как при конвертировании существует риск потери данных, а форматы устаревают. Стратегия, рекомендующая создание «музеев» устаревшей техники и программного обеспечения для воспроизведения документов на оригинальном оборудовании, слишком дорогостоящая, к тому же не гарантирует, что это обеспечение в нужный момент в случае необходимости будет работать. Эмуляция неэффективна, так как направлена на сохранение системы, иногда и в ущерб документам, их подлинности. Копирование возможно только при использовании информации, не зависящей от программного обеспечения и с простой структурой. Некоторые виды документов просто не смогут храниться в каком-то другом виде, кроме как в электронном (например, веб-страницы).
Таким образом, электронные документы засчет своих преимуществ использования нашли применение в различных областях и сферах деятельности человека. Электронный документооборот увеличивает возможности применения документов, повышает эффективность функционирования любой организации. Поэтому расширение электронного взаимодействия является неотъемлемой частью создания информационного общества и развития государства, что нашло отражение в проведении соответствующей политики по внедрению «электронного правительства». Необходимо учитывать особые свойства электронного документа при различных стадиях его жизненного цикла. Это требует решения технологических, нормативно-правовых, организационных проблем.
Литература:
- Фионова, Л. Р. Предоставление государственных услуг в электронном виде [Текст]/ Л. Р. Фионова, М. А. Катышева, А. Н. Медведев // Делопроизводство. — 2012. — № 1.
- Алексеев, А. Об ЭП для начинающих [Текст] /А. Алексеев// Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2013. — № 2.
- Журихин, Е. Электронный документооборот: возможности использования и внедрения [Текст]/Е. Журихин//Управляем предприятием — 2012 — № 12.
- Баласанян, В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству [Текст]/ В. Э. Баласян// Современные технологии делопроизводства и документооборота. — 2011. — № 9.
- Ларин, М. В. Обеспечение сохранности электронных документов [Текст]/ М. В. Ларин//Управляем предприятием. — 2012. — № 08.
Основные термины (генерируются автоматически): документ, электронный документооборот, электронный вид, электронная подпись, электронный документ, бумажный вид, программное обеспечение, электронный архив, бумажная форма, бумажный подлинник.
С помощью компьютера
бумажный документ можно преобразовать
в электронную форму. У электронных
документов имеются очевидные преимущества
перед бумажными, например, снижение
затрат при создании или расширенные
возможности преобразования и пересылки.
Несмотря на бесспорные преимущества,
электронный документ не вытесняет
полностью бумажный, поэтому на практике
используют и различают различные виды
документооборота:
-
бумажный
документооборот
– все этапы документ проходит в
бумажной форме; -
бумажный
документооборот с использованием
автономных компьютеров
– стадия
создания
документов переносится на компьютер,
а остальные операции с документами
выполняются в бумажной форме; -
смешанный
документооборот
– подготовка,
передача и хранение документов
осуществляется на компьютерах,
объединенных в сеть, но юридическую
силу документ получает только в бумажном
виде; -
безбумажный
документооборот
– все
операции с документами, включая
электронно-цифровую подпись, производятся
в электронном виде.
На предприятии и
в организациях можно встретить все виды
документооборота, но преобладающим
является смешанный оборот документами,
который использует все преимущества
компьютерной техники за исключением
возможности электронно-цифровой подписи.
Дальнейшее развитие
и переход на более полный безбумажный
документооборот сдерживается по
нескольким причинам.
-
Бумажные
документы с оттиском печати и подписью
все еще необходимы для соблюдения
требований налогового, банковского,
судебного и другого законодательства. -
Электронно-цифровая
подпись утверждена на законодательном
уровне, но медленно внедряется в
практическую деятельность. -
Безбумажный
документооборот связан с необходимостью
введения дополнительных мер обеспечения
компьютерной безопасности.
Несмотря на
существующие ограничения, электронный
документ все шире внедряется в практическую
деятельность. При этом предприятия и
организации сталкиваются с необходимостью
рассылки и обмена большим количеством
электронных документов, как в рамках
предприятия, так и при внешнем обмене.
На небольшом предприятии документооборот
организуют обычно с помощью электронной
почты. На большом предприятии для работы
с электронными документами используются
системы автоматизированного
документооборота и делопроизводства
(САДД).
Автоматизированные
системы обеспечивают:
-
автоматическое
определение маршрута документа в
зависимости от его категории; -
рассылку
и быстрое прохождение документа в
сети; -
единую
адресную книгу для всех пользователей; -
единую
базу нормативов, словарей и классификаторов; -
потоковое
сканирование и копирование документов.
Компьютерные
программы, обеспечивающие автоматизированный
документооборот и делопроизводство,
относятся к САДД-продуктам. На рынке
представлен достаточно широкий выбор
этих программных продуктов, разработанных
как российскими, так и западными
компаниями.
Среди предлагаемых
программ каждое предприятие может
выбрать подходящий вариант, например,
для организации смешанного или полностью
электронного документооборота. Возможна
также «заточка» программы под конкретные
запросы заказчика.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Источник: группа компаний «Такснет»
Каждая компания, особенно территориально распределенная, несет бремя затрат, используя в документообороте со своими клиентами бумажные носители. Переход к электронному документообороту (ЭДО) является логичным и важным шагом в развитии любого предприятия.
По результатам исследования Mail.ru Group, около 60% офисных работников пользуются мобильными устройствами не только для личных целей, но и для выполнения тех или иных рабочих задач. Работа в офисе, с заваленными бумагой столами, уходит в прошлое. Основное достоинство систем ЭДО: у компании сокращаются материальные и временные затраты. Когда все документы электронные — нет смысла копировать и печатать стопки бумаги.
Сегодня переход на электронный документооборот — шаг, на который решится не каждый руководитель. По мнению многих, «против» — пока больше, чем «за».
В нашем материале мы собрали наиболее частые доводы «против» перехода на электронный обмен документами. И постарались рассказать о реальном положении дел и плюсах перехода на электронный документооборот с контрагентами.
Миф 1. Работать на бумаге надежнее. На ней есть печать и подпись
Работать на бумаге привычнее. Да, сегодня документ в руках — это символ заключенного контракта, который можно «пощупать». О том, что бумажные документы можно подделать — многие знают по собственному печальному опыту. Как результат: финансовые потери, судебные тяжбы и потраченные нервы и в конечном итоге — крах бизнеса.
Сегодня электронная подпись более современный и безопасный аналог бумажного документа. Электронная подпись (ЭП) юридического лица представляет собой зашифрованные данные, прикрепляемые к цифровым документам с целью подтверждения авторства и подлинности информации. По сути, она заменяет обычную собственноручную подпись и синюю печать юридического лица.
С помощью ЭП юридические лица могут заключать и расторгать контракты, обмениваться первичными бухгалтерскими документами с клиентами и партнерами по сети передачи данных, сдавать отчетность в гос.органы через Интернет, подтверждать свое авторство при заверке различной информации и прочее.
Что важно знать при выборе продавца электронной подписи? Главное — отдавать предпочтение аккредитованным удостоверяющим центрам, которые входят в число лидеров на рынке России. Обратите внимание на следующие моменты: сколько лет удостоверяющий центр работает на рынке; узнайте, какое количество сертификатов ключей электронной подписи за последний год он выпустил; если десятки тысяч — значит вы не ошиблись.
Миф 2. В бумажных документах мне проще сохранять порядок
Как бы ни спорили оптимисты и скептики в отношении электронных документов, никто уже не отрицает тот факт, что подавляющее большинство офисных документов создается в компьютерах. Причины столь безоговорочной победы информационных технологий совершенно понятны:
- электронные документы легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать;
- в электронном виде гораздо легче искать необходимую информацию, а уж контекстный поиск дает возможности, о которых при ведении бумажного делопроизводства можно было лишь мечтать;
- проще и с меньшими усилиями решаются вопросы резервирования информации и документов, создания страховых архивов и фондов и т.д.;
- в коммерческой деятельности электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют в разы ускорить принятие решений и повысить их качество.
Миф 3. Я боюсь, что мои документы могут похитить злоумышленники или оператор ЭДО может передать их третьим лицам без моего ведома
Если говорить о разработанной компанией «Такснет» системе электронного документооборота «Транскрипт», то в ней данные от одного контрагента другому передаются по сети интернет через защищенный протокол HTTPS. Доступ пользователей в систему проводится в двух режимах – по сертификату квалифицированной электронной подписи и по логину-паролю. Утечка данных с сервера системы исключена: учетные пользовательские пароли хранятся в закодированном виде, закрытые ключи сертификатов для доступа хранятся у самих пользователей. Таким образом, если пользователь системы никому не передает информацию доступа — утечка переданной ему информации будет исключена.
Что касается хранения и передачи особо конфиденциальной информации, то более профильным продуктом в данном случае является «облачный» сервис «CRYPTOGRAMM», также разработанный компанией «Такснет». Сервис позволяет держать документы в защищенном облачном хранилище, обмениваться информацией по защищенным каналам связи, а также обладает возможностью удаленного проведения криптоопераций. К таким операциям можно отнести подписание и шифрование электронных документов в адрес одного или нескольких адресатов, расшифровка данных, а также проверка подписи.
Это значит, что пользователь с легкостью может проверить подлинность и корректность любого подписанного электронного документа. Кроме того, в качестве дополнительного инструмента обеспечения безопасности, сервис использует систему двухфакторной аутентификации с использованием мобильного устройства, которая использует факторы двух типов для доступа в систему или при проведении особо важных операций.
Но в любом случае, за утечку информации любой оператор ЭДО отвечает в соответствии с законодательством РФ.
Миф 4. Нам не подходит ЭДО, мои поставщики пользуются электронной подписью разных удостоверяющих центров
Для электронного документооборота необходимо использовать только квалифицированную электронную подпись (ФЗ 63 «Об электронной подписи»). Наличие у контрагентов сертификатов, изданных разными УЦ – не проблема для внедрения ЭДО. Например, в системе «Транскрипт» возможно использование квалифицированных сертификатов, выпущенных любым Удостоверяющим центром (далее – УЦ), входящим в список аккредитованных Минкомсвязи.
Миф 5. Мы не сможем настроить работу с нашими контрагентами – их около тысячи и они расположены по всей территории РФ
Электронный обмен документами — это лучшее решение для компаний с большим числом контрагентов.
Во-первых: переход на электронные документы с бумаги позволит сократить время на обработку и пересылку документов на 80%.
Во-вторых: электронный документооборот повысит производительность труда ваших сотрудников на работу с документами на 25%.
В-третьих, при переходе на систему электронного обмена документами «Транскрипт» время на обработку документов и внесение корректировок в документы бухгалтерами и менеджерами снизится на 75%.
Данные показатели говорят о том, что это правильное решение для современного бизнеса. Для работы в системе вам потребуется лишь электронная подпись и интернет. Чтобы начать работу — пригласите ваших контрагентов в систему и приложите памятку по регистрации в системе.
Мы предоставляем своим клиентам образцы писем-приглашений, памятки по началу работы и помогаем настроить процесс обмена документами совершенно бесплатно.
Миф 6. В системах ЭДО платишь за каждый отправленный документ, в итоге чем это дешевле почты?
Действительно, некоторые компании берут плату за каждый отправленный документ. В нашем решении мы же предусмотрели тот факт, что переход на электронный документооборот должен быть финансово выгодным для наших клиентов. В системе «Транскрипт» плата берется за пакет отправленных документов, что позволяет существенно экономить на обмене документами.
Но до 31 октября вы можете воспользоваться специальным предложением и работать в системе бесплатно. С подробностями можно ознакомиться по ссылке.
Миф 7. Ради передачи актов и счетов-фактур переходить на ЭДО не вижу смысла
Как уже отмечалось не раз, переход на ЭДО — это действительно удобно и выгодно. Вам больше не придется тратить время на подготовку и отправку документов, также, вы можете значительно сэкономить, отказываясь от очень дорогого процесса бумажного документооборота. Вы сможете сэкономить на времени обмена корреспонденцией, что также повысит мобильность и производительность вашей компании. Потому как ЭДО осуществляется очень оперативно, вдобавок не будет присутствовать человеческий фактор, что снижает количество ошибок в электронных документах до минимума.
Практически любой документ можно сделать электронным. В системе “Транскрипт” для них предусмотрен неформализованный документооборот (договоры, важная коммерческая информация, сметы и многое другое).
Файлы таких документов могут иметь произвольный формат и предоставляться контрагенту в одном из следующих типов файлов: *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.mht, *.jpeg, *.jpg, *.jfif, *.rtf, *.pdf, *.txt, *.zip, *.xml. Вообще, в системе вы можете получать и передавать любые электронные документы.
Не стоит забывать и про фактор безопасности и сохранности документов — в системе “Транскрипт” все электронные документы передаются в зашифрованном виде, что исключает перехват и подмену. Да и использование ЭП надежнее любой физической подписи.
Миф 8. У меня не так много контрагентов, чтобы переходить на ЭДО. Это дорогое удовольствие, как мне кажется
Даже если сегодня ваш бизнес небольшой, это вовсе не значит, что вам не следует заниматься оптимизацией финансовых расходов и заботиться о производительности труда ваших сотрудников. Если бизнес процессы в компании настроены изначально верно и отвечают современным рыночным тенденциям — расти и развиваться вашему бизнесу будет значительно комфортнее!
Партнерами спецпроекта «Без бумаг», проходящего в настоящее время на Клерк.Ру, являются компании «Электронный экспресс», «Национальный удостоверяющий центр», Synerdocs, группа компаний «Такснет», «Линк-Сервис», «Контур Диадок», TerraLink.
Все материалы спецпроекта:
- «Без бумаг»: узнай все об ЭДО из первых рук
- Порвать с бумагой: что происходит на рынке электронного документооборота
- Смею вас заверить: зачем нужна электронная подпись
- Внедрение ЭДО: как не отстать от конкурентов
- В Крыму открылся первый удостоверяющий центр
- Россвязь и Росстат стали лидерами по качеству перевода госуслуг в электронный вид
- 8 признаков того, что пора переходить на электронный документооборот
- Бухгалтерия без бумаг: когда пора переходить на ЭДО
- Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС: интернет-конференция на Клерк.Ру
- Как бухгалтеру создать свой круг электронного общения с контрагентами
- Создать свой круг электронного общения – легко!
- Электронные счета-фактуры: опасность или перспектива?
- Компании могут подтолкнуть к переходу на электронный документооборот
- Электроннообязанные: может ли государство заставить компании перейти на ЭДО?
- Как ЭДО помогает избежать доначисления налогов
- ЭДО поможет во время налоговой проверки
- Бизнес в один клик
- Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера
- Почему бухгалтеры опасаются перехода на электронный документооборот
- Бумага все стерпит: почему бухгалтерам трудно перейти на электронные документы
- ЭДО: стоит ли опасаться подделок электронной подписи
- Электронный документ можно использовать как доказательство в суде
- Трудно ли отказаться от бумажных документов?
- Электронный документ нельзя отправить «задним числом»
- Участники ЭДО могут пользоваться услугами разных операторов
- Перевести в электронный вид можно любой документ
- Как подготовить инфраструктуру компании к переходу на межкорпоративный обмен электронными документами
- Внедрение ЭДО: как подготовить инфраструктуру компании
- Государство может ввести обязательный документооборот
- Филиал не вправе самостоятельно перейти на ЭДО
- ФНС внедряет ЭДО при подаче заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов
- ЭДО позволяет исправить электронные счета-фактуры
- Налоговая отчетность в электронном виде в 2015 году
- Электронная отчетность в 2015 году: как сдать легко и быстро
- А так уж нужен оператор ЭДО?
- Операторы ЭДО выступят третьей стороной в споре с налоговиками
- Мифы и реальность электронного документооборота
- ЭДО против бумаги: мифы и реальность
- Интернет-конференция «Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС»
- Как эффективно внедрить ЭДО: обзор интернет-конференции
- Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера. Часть 2
- Электронные документы получены на стыке периодов: как учесть расходы и вычет по НДС